Maison À Vendre Azay Le Rideau, Bulletin De Paie Dématérialisé Coffre Fort Madison

Sun, 02 Jun 2024 23:20:16 +0000
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Comment fonctionne concrètement un coffre fort numérique: 3 étapes simples Tous les mois, on produit nos bulletins de paie avec notre logiciel de paie et on les édite en un seul fichier au format pdf. On se rend sur le site internet du coffre fort électronique, on se connecte sur l'espace personnel et sécurisé de l'entreprise pour déposer le fichier pdf des bulletins de paie dématérialisés. Le CFN découpe le fichier pdf et sécurise les bulletins de paie ( horodatage, hachage, …) et les place dans l'espace personnel de chaque salarié. Puis, le salarié reçoit un mail lui notifiant que son bulletin de paie dématérialisé est disponible Nous vivons dans un monde d'incertitudes, la technologie informatique évolue à une vitesse folle. Votre réussite actuelle peut s'effondrer du jour au lendemain! 🚨Vous devez cherchez la réussite professionnelle avec la digitalisation. 👉 Pré-inscrivez-vous maintenant pour tout savoir gratuitement sur la digitalisation! Découvrez la solution de LUCCA qu'un de mes clients utilise!

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À lire aussi >> Note de frais: comment (bien) se faire rembourser? Combien de temps les fiches de salaire sont-elles conservées? Les entreprises doivent garantir l'accès au coffre-fort numérique durant 50 ans après l'émission du premier bulletin dématérialisé ou jusqu'au 75e anniversaire du salarié. Que se passe-t-il en cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie? En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés ( décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018). À lire aussi >> Augmenter son salaire avec son épargne salariale Infographie: les raisons de passer à la dématérialisation du bulletin de paie Source:

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Les bulletins de paie doivent également être ajoutés sur le CPA de chaque salarié (le Compte Personnel d'Activité est une plateforme regroupant de nombreuses informations liées à la carrière du salarié et mises à sa disposition). Enfin, les salariés continuent de bénéficier d'une certaine flexibilité puisqu'ils peuvent décider de revenir à une version papier à tout moment. L'employeur a alors 3 mois pour remettre en place la distribution papier pour le salarié demandeur. Quels outils utiliser? La plupart des logiciels SIRH ou des logiciels de paie incluent désormais des fonctionnalités de dématérialisation et de stockage et archivage des bulletins de paie. Citons par exemple Factorial, assez réputé sur le sujet. Une fois les bulletins de paie saisis, ils sont mis à disposition de chaque salarié sur un espace sécurisé, aussi appelé coffre-fort numérique. Si vous optez pour la dématérialisation des fiches de paie, vous devrez donc vous assurer de disposer d'un ou plusieurs outils vous permettant de réaliser: l'édition des fiches de paie; le stockage et l'archivage sur un coffre-fort numérique; la distribution des fiches de paie; l'accès par signature électronique ou authentification sécurisée; la notification du salarié lors de la mise à disposition et la réception d'un nouveau bulletin de paie.

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Ils conservent toutefois le droit de refuser, et dans ce cas, vous devrez les leur transmettre en version papier. La dématérialisation du bulletin de paie vous permet de gérer informatiquement le traitement et l'envoi de ces documents (archivage en un seul endroit, accessibilité simplifiée…). Tout comme la gestion électronique de documents, la dématérialisation simplifie et fluidifie le travail de gestion documentaire du service RH. 2: Les avantages des bulletins de paie dématérialisés Mieux s'organiser et protéger ses données Avec un logiciel de dématérialisation RH, l'organisation de la diffusion de la paie est facilitée: vous avez tout à portée de main. Côté collaborateur, chaque salarié a accès à un espace personnel sécurisé dans lequel est regroupé l'ensemble de ses documents professionnels (fiche de paie, mais aussi contrat de travail, règlement intérieur, etc. ). Par ailleurs, ces documents RH sont bien protégés. En effet, afin de garantir l'intégrité et la pérennité des données, les bulletins de salaire dématérialisés sont scellés électroniquement et possèdent un certificat d'authenticité qui atteste de l'intégrité du document numérique.
Enfin, une bonne maîtrise des progiciels RH est indispensable au succès d'un tel projet. Le prestataire choisi doit impérativement détenir les connaissances approfondies de vos outils de gestion de la paie. Spécialiste de la gestion documentaire, Konica Minolta vous propose de découvrir sa solution de gestion électronique des bulletins de paie pour diffuser vos bulletins de paie, en toute simplicité et avec un minimum d'efforts.

De plus, cette entreprise diminue efficacement son empreinte écologique en réduisant ses impressions; un point supplémentaire pour sa marque employeur. Ainsi, dématérialiser vos bulletins de paie, c'est non seulement économiser sur les coûts d'impression, mais aussi améliorer votre RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). Or, la RSE est essentielle à votre image de marque. Elle vous permet aussi, à votre échelle, de participer au développement durable. Mise à disposition d'une solution facile d'accès pour vos équipes Autre avantage de la dématérialisation: en quelques clics, vos équipes peuvent visualiser le statut de la remise des bulletins de paie. Vos salariés peuvent quant à eux accéder à leurs documents en ligne, depuis n'importe où et quand ils le souhaitent, cela sans avoir à les stocker physiquement chez eux. Les bulletins de paie électroniques sont rangés dans un coffre-fort virtuel interne à l'entreprise ou hébergé chez un prestataire dédié. Via un accès personnalisé et sécurisé, chaque salarié est en mesure de récupérer n'importe quelle fiche de paie dès qu'il le souhaite, sans avoir à fouiller dans ses tiroirs.