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La dématérialisation n'est plus utopie. Elle fait partie intégrante de la vie de l'entreprise. Il est vrai qu'elle s'est imposée en peu de temps mais les dirigeants sont habitués aux bouleversements incessants depuis qu'internet est devenu notre moyen de communication mais aussi une nouvelle manière de travailler entre autres. Le concept de dématérialisation semble complexe, mais définit en réalité un processus destiné à simplifier la vie de l'entrepreneur. Pour accroître la flexibilité de sa structure, la dématérialisation devient un enjeu de taille à une heure où la réactivité peut décider de la bonne réussite (ou pas) de son projet. Et la pratique concerne tout autant les sociétés installées que celles à naître, car il s'agit surtout de s'adapter à un contexte de flux tendus. Alors, sur quoi repose une dématérialisation des processus efficace? Dématérialisation, le concept La dématérialisation des processus consiste à éliminer l'utilisation d'éléments stockables qui s'accumulent au cours de la vie d'une entreprise.
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La sécurisation des échanges de documents. Les documents doivent pouvoir circuler et être diffusés sans modification, avec une identification de l'émetteur. La pérennité et la sécurisation de l'archivage des documents. Les documents doivent être conservés sans modification, si ce n'est à des fins de migration, sur de très longues durées. Pour répondre à la demande croissante des besoins en dématérialisation et accompagner tous ses membres dans ce changement, Informatique CDC a développé un centre de compétences et de services couvrant l'ensemble d'un processus dématérialisé. Informatique CDC propose une gamme de solutions innovantes pour la dématérialisation, le traitement automatique, la gestion et la conservation de tous les documents: Solution Numérisation: basée sur une Plateforme de dématérialisation RAD/LAD, cette solution couvre aujourd'hui la dématérialisation des courriers, des factures fournisseurs, des commandes et des règlements. Cette solution de numérisation est conforme à la norme NF Z42-013, norme renforçant la valeur probante des documents dématérialisés.
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L'intégration à une application métier requiert l'utilisation d'API spécialisées. Le marché des services de signature électronique est en train de se consolider autour de plusieurs acteurs, différant selon les niveaux de signature offerts, les fonctions offertes par leur parapheur, la richesse de leur bibliothèque API, les certifications obtenues, leur taille et leur nationalité. Bien que cela soit théoriquement possible, aujourd'hui peu d'entreprises ou organisations construisent leur propre solution de signature électronique. Qui pour réaliser le projet de signature électronique? Un projet de signature électronique mobilise des compétences diverses, aussi bien techniques, pour la mise en œuvre, métier, pour définir les besoins de signatures, marketing, pour déterminer les contraintes acceptables par les clients ou prospects, juridiques et risques, pour préciser le cadre réglementaire, les enjeux de contestation. Afin de conserver les documents signés dans les meilleures conditions, un couplage à un système d'archivage électronique est recommandé.
Il s'agit dans ce cas de modifier des documents matériels en version numérique facile à sauvegarder, à partager et à gérer. En faisant confiance au partenaire ricoh, il vous permettra de digitaliser vos documents dans la règle de l'art. Avant de franchir ce pas, voici les étapes auxquelles votre entreprise devra s'y préparer. Définir vos priorités Une entreprise désireuse de traiter des documents matériels devra avant tout définir ses priorités. Il s'agit en somme d'organiser votre flux documentaire pour suivre le processus à mettre en place. De cette manière, il devient plus simple de concevoir une solution de dématérialisation sur mesure et adaptée à votre besoin. Vous pouvez par exemple organiser de manière logique les flux pour faciliter leur prise en charge par les collaborateurs. Il est également possible de concevoir un workflow de gestion et d' automatisation de vos documents. Responsabiliser vos collaborateurs Le processus de dématérialisation exige l' implication des collaborateurs pour faciliter leur métier.
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