Le Processus De Gestion Des Réclamations | Ateja: Laveur De Legumes
Malgré tous vos efforts pour fournir à vos clients une qualité de produit irréprochable, la réclamation (définie comme l'expression écrite ou orale d'une insatisfaction client) est inévitable. Et lorsque cela arrive, l'entreprise doit réagir. Mais parce qu'elle arrive à la fin du cycle de vente, la gestion des réclamations tend à être négligée. Logigramme réclamation client. Pourtant, gérer une réclamation avec succès est un excellent moyen de fidéliser un client. Mettre en place un processus de gestion des réclamations Pour que la gestion des réclamations soit efficace, il est préférable de mettre en place un processus qui aidera les différents acteurs à traiter la demande le plus rapidement possible. Voici un exemple de processus de gestion des réclamations en 4 étapes: Enregistrement de la réclamation Qu'elle soit écrite ou orale, envoyée par un intermédiaire (distributeur) ou le client final, toute réclamation doit être enregistrée (dans votre logiciel CRM de préférence) et transmise au service en charge des réclamations.
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Tout personnel qui reçoit une plainte doit la documenter et remonter le problème au travers d'une fiche de (traitement des réclamations, non conformité, anomalie). Le processus de gestion des réclamations | ATEJA. A minima, on précisera: Le nom de la personne qui à reçue la réclamation et le nom de l'organisme qui a déposé la réclamation et celui de l'interlocuteur, La date à laquelle la réclamation a été reçue, La nature de la réclamation, L'échéance pour la réponse et le cas échéant: la solution souhaitée et l'action immédiate entreprise. Si le personnel qui reçoit la réclamation peut en déterminer la cause et les mesures correctives, elle doit prendre les mesures correctives, remplir la fiche et la transmettre au personnel désigné pour évaluer la réponse. Si la cause et la mesure corrective ne peuvent être déterminées par la personnel qui reçoit la réclamation, elle fera l'objet d'une discussion auprès de la direction du laboratoire et de l'ensemble du personnel concerné. Un rapport d'action corrective est généré et le processus d'action corrective du laboratoire est initié.
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L'objectif principal est qu'un plus grand nombre de cas puisse être résolu par les services de la première ligne. Ceci est possible car, avec le temps, ces opérateurs vont développer de plus en plus d'expérience par rapport aux éventualités. Logigramme réclamation client satisfaction. Cela peut arriver jusqu'à un point où, même pour les procédures les plus complexes que seulement les opérateurs de deuxième ligne étaient capables de résoudre, les opérateurs de première ligne commencent à être capables d'y répondre rapidement, apportant plus de satisfaction aux clients. Voir plus de conseils sur la façon de satisfaire l'expérience clients avec cet article de notre blog: Contrôle des non-conformités: clients satisfaits Chaque entreprise dispose de différents types de contact avec ses clients, en plus de différents types de réclamations récurrentes selon son secteur ou le profil du public. C'est pour cela qu'il est très important de faire une modélisation des procédures de gestion des réclamations clients pouvant s'adapter de façon optimale à toutes ces caractéristiques.
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G02) Procédure GE03 DOC. G01 DOC. G02 Procédure: GE 03 Conforme Déclassement Déchet Non conforme Contrôle Acceptation Refus FIN Décision? Motifs, traçabilité, etc. ] Objet et domaine d'application: Objet: Cette procédure définit les modalités applicables pour l'enregistrement, le traitement et le suivi des réclamations et retours clients. Domaine d'application: Cette procédure s'applique à toutes réclamations ou retours clients concernant des produits finis fabriqués et/ou commercialisés par la société XXXX. Références et définitions: Références: Manuel Qualité (en cours de création) Procédure GE02: Maîtrise du produit non conforme (en cours de création) Procédure GE03: Action corrective / Action préventive (en cours de création). ] En l'absence de ces informations, la réclamation peut être refusée. Demandes d'avoirs Avoirs commerciaux/ADV/logistiques: Ils sont traités par le service commercial. Procédure de gestion des réclamations clients. Pour les avoirs > à la décision est prise par le Directeur ADV. Pour les avoirs > à la décision est prise par le Directeur Général.
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Par exemple il est incohérent de rejeter les réclamations par email si ce moyen est courant pour communiquer avec le client ou d'exiger une lettre recommandée avec AR. Le premier travail est donc de bien apprendre à repérer les réclamations et vérifier si les personnes qui reçoivent les messages des clients (personnels en contact, réception, accueil téléphoniques, assistantes, chauffeurs, techniciens, direction, commerciaux etc. ) ont bien connaissance de leur définition et de leur mode de communication et de traitement. Ce préalable étant donné, nous pouvons maintenant aborder les principes de traitement des réclamations. Principes de traitement des réclamations en relation avec le client: Manifester sa prise en compte: C'est une phase essentielle qui consiste à bâtir la relation future sur de bonnes bases. Les bons principes de traitement des réclamations client - Infoqualité. Elle permet d'engager un véritable travail avec le client. Réagir: C'est traiter au plus vite les réclamations, éviter les phénomènes d'amplification, de ressentiment. La réactivité ne doit pas empêcher de se donner le temps d'une analyse sereine.
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Vous pouvez par exemple les faire apparaître sur les factures et sur votre site internet. Donner à chacun la possibilité d'enregistrer une réclamation Idéalement, chaque personne susceptible de recevoir une réclamation doit être en mesure de la recueillir et de la transmettre au bon service. Sinon, faites en sorte que chaque collaborateur puisse communiquer au réclamant la procédure à suivre pour déposer une réclamation. Logigramme réclamation client site. Communiquer pendant le processus de réclamation Pour que votre client sache où en est la résolution de son problème, pensez à l'informer régulièrement sur le statut de sa réclamation (reçue, en traitement, en analyse…). Mettre en place des actions correctives Le service après-vente n'est pas uniquement là pour restaurer la confiance entre l'entreprise et le client, il a aussi vocation à prévenir les sources d'insatisfaction. Une fois les sources d'insatisfaction identifiées, des actions correctives doivent donc être engagées par l'entreprise pour chaque type de réclamation.
Dans l'ensemble, il incombe au personnel habilité de s'assurer que la plainte a été traitée correctement, que les mesures correctives ont résolu la cause profonde et que les leçons apprises ont été intégrées dans le système qualité. Dans la plupart des cas, c'est le personnel en charge de la qualité qui est habilité pour remplir ce rôle et est généralement associé à la direction du laboratoire. 7. 7 Dans la mesure du possible, le laboratoire doit dment notifier au plaignant la fin du processus de traitement de la rclamation. Veiller ne pas solder les rclamations avec des dlais trop longs, c'est mettre un frein l'amlioration continue de tout le systme: les rponses chaud ne sont pas forcment les meilleures (manque de rflexion, accusation, nervement) mais lorsque le problme est pratiquement oubli, les actions traitent de la globalit du problme et ne mettent pas forcment en vidence le problme rel. Le retour des questionnaires de satisfaction peut également permettre de s'apercevoir que des réclamations n'ont pas été traitées ou traitées de manière insatisfaisante.
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