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8. 4 - Maîtrise des enregistrements 8. 4. 1 Le laboratoire doit établir et tenir à jour des enregistrements lisibles afin de démontrer que les exigences de la présente Norme internationale ont été effectivement respectées. 8. 2 Le laboratoire doit mettre en œuvre les contrôles nécessaires à l'identification, au stockage, à la protection, à la sauvegarde, à l'archivage, à l'accessibilité, à la durée de conservation et à l'élimination de ses enregistrements. Le laboratoire doit conserver les enregistrements pendant une période compatible avec ses obligations contractuelles et légales. L'accès à ces enregistrements doit être conforme aux dispositions en matière de confidentialité. Ces enregistrements doivent être facilement accessibles. Méthodologie: L'OEC doit fournir des preuves sur le contrôle et la maîtrise des documents nécessaires au bon fonctionnement du SMQ. Maîtrise des enregistrements. Les enregistrements sont des preuves d'exécution d'une activité et représentent les résultats d'un processus. Les enregistrements sont logiquement le dernier niveau de la pyramide de documentation dans votre SMQ et représentent des données de sortie des processus, des procédures, des instructions de travail, des spécifications.

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La manière classique est le nom, la date et une signature sur l'enregistrement. Une signature numérique est acceptable si on peut l'attribuer sans difficulté à l'utilisateur du formulaire. Les supports peuvent être multiples (feuille EXCEL®, fichier WORD®, document informatique intégré aux logiciels des équipements, aux logiciels de gestion, formulaire PDF, formulaire WEB,.. ).

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Le paragraphe 4. 13. 1. 2 de l'ISO/CEI 17025:2005 indique les mesures à prendre pour la maîtrise des enregistrements: "4. Enregistrements technique. 2 Tous les enregistrements doivent être lisibles, stockés et conservés de façon à être facilement retrouvés dans des installations qui offrent un environnement approprié pour éviter les détériorations, les endommagements et les pertes. Les durées de conservation des enregistrements doivent être définies. NOTE Les enregistrements peuvent se présenter sur tout support, tel que support papier ou support informatique. " La note ne fait pas de distinction entre le support papier ou informatique. L'édition d'un certificat d'étalonnage suit ces règles, qu'il soit fourni au client sous forme papier ou sous forme électronique. Peu importe le support, il faut que le laboratoire est mis en place une procédure garantissant la traçabilité du document. À partir d'un certificat d'étalonnage identifié de façon unique, il doit être possible de définir les paramètres inhérents à la prestation (identification de l'instrument, de l'opérateur, du responsable, de la révision…) Dans le document "Exigences pour L'ACCREDITATION DES LABORATOIRES SELON LA NORME NF EN ISO/CEI 17025 (Document LAB REF 02)" est indiqué au paragraphe " 4.

3 -MAITRISE DE LA DOCUMENTATION: 4. 3. 2 – L'ensemble des exigences de ce paragraphe doit être abordé de la même façon, que les enregistrements soient papiers ou informatiques. Obligations et gestion traçabilité documentaire : Dossier complet | Techniques de l’Ingénieur. Dans le cas d'utilisation de documents informatiques (exemples: modèle type de rapport d'essais, fiche de revue de contrat, tableur, base de données etc... ), il appartient au laboratoire d'assurer la traçabilité des différentes versions de ces derniers. " Cette Foire aux Questions vous apporte des informations sur les interrogations les plus courantes que vous pouvez rencontrer. Nous apportons régulièrement des questions et réponses nouvelles, mais la liste est loin d'être exhaustive. N'hésitez pas à nous adresser vos questions et suggestions: nous pourrons ainsi compléter pour l'ensemble des lecteurs cette zone. Vous êtes actuellement sur le niveau 1 de la FAQ, pour en savoir plus, vous pouvez accéder au niveau 2 en adhérant au CFM Poser une question ADHERER AU CFM

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