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De quelle durée de conservation parle-t-on pour les bulletins de paie sous forme électronique? Comme le rappelle la CNIL [5], il convient, pour chaque catégorie de données, de définir une durée de conservation: en base active, le cas échéant en archivage intermédiaire, et, le cas échéant (beaucoup plus rarement), en archivage définitif. Quel événement constitue le point de départ de la conservation du bulletin? La date de son émission ou de son enregistrement en base active? La date de son archivage (archivage intermédiaire)? Dans le référentiel GRH de la CNIL [6], la CNIL répond à ces questions, en retenant que le bulletin de paie « en version dématérialisée » est conservé: 1 mois en base active, 50 ans en archivage intermédiaire (simplification des règles énoncées par l'article D. 3243-8 du Code du travail). Une conservation jusqu'à la date de liquidation des droits à la retraite? Les caisses de retraite complémentaire demandaient, avant 2016, aux employeurs de délivrer à leurs salariés ou anciens salariés des pièces justificatives leur permettant de déterminer et de justifier leurs droits à la retraite.
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Avant cette date, l'obligation de l'employeur portait sur l'élaboration d'un livre de paie, c'est-à-dire sur la tenue d'un document qui regroupait les informations contenues dans les fiches de paie des salariés. Le porteur de l'obligation L'obligation de respecter la durée de conservation des fiches de paie pèse sur l'employeur. Le salarié, quant à lui, est incité à conserver son bulletin de paie sans limitation de durée. Cela fait d'ailleurs parti des mentions obligatoires de la fiche de paie. En pratique, vous pouvez y indiquer: « Dans votre intérêt, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée ». Quelles sont les règles de conservation des bulletins de paie par l'employeur? Durée de conservation des fiches de paie La question qui se pose est celle de savoir combien de temps les bulletins de salaire doivent-ils être conservés? Selon la loi, le délai de conservation des bulletins de salaire par l'employeur est de 5 ans minimum. Pour le cas des bulletins de paie dématérialisés, l'employeur doit les rendre disponibles pour ses salariés: soit pendant une durée de 50 ans; soit jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans.
Au demeurant, la CNIL [7] considérait, en 2004, que si les motifs des absences ne devaient pas être conservés au-delà du temps nécessaire à l'établissement des bulletins de paie, « les informations nécessaires à l'établissement des droits du personnel (droits à la retraite.. ) », pouvaient être « conservées sans limitation de durée ». L'on en déduisait, en pratique, l'obligation, pour les employeurs, de conserver les bulletins de paie jusqu'à la date de liquidation des droits à la retraite. Si cette pratique n'a jamais été validée par un texte législatif ou réglementaire, la très longue durée de conservation des bulletins de paie sous forme électronique vient, en quelque sorte, la valider a posteriori. Pascal ALIX, avocat associé et DPO externe [1] Article 5. 1 e) du RGPD [2] Article 83. 5 du RGPD [3] D'où le nom du décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 « relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité » [4] Article D.
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En pratique, il s'agit de bulletins de paie émis nativement sous forme dématérialisée [3] Un décret en Conseil d'Etat pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés devait en déterminer les modalités. Les durées de conservation du bulletin de paie sous forme électronique Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016, rendu après avis de la CNIL, a finalement fixé les règles suivantes [4]: L'employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique: soit pendant une durée de cinquante ans; soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5, augmenté de six ans (schématiquement 75 ans). Il ressort, implicitement mais nécessairement, des dispositions réglementaires applicables et notamment de l'article D. 3243-7 du Code du travail que le point de départ des durées qui viennent d'être rappelées est l'émission du bulletin de paie sous forme électronique.
Quelle sera la solution à la fois la plus pérenne et la plus économique pour l'entreprise? Pour toutes ces questions qui se posent également lors de la mise en place de vos bulletins de paye numérique, consultez les obligations légales en matière de stockage des documents paie et RH dans notre article dédié. Un doute ou une interrogation concernant la gestion administrative de votre personnel? Le bon établissement de vos bulletins de salaire? ou toutes autres formalités liées à la gestion de la paie? Consultez votre g estionnaire de paie. En matière sociale, prévenir prend du temps, mais guérir coûte toujours très cher…
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244-2. Documents sur le décompte des heures de travail ¶ Toute la documentation ayant permis à l'entreprise de décompter les heures de travail réalisées par les salariés doit être conservée pendant une durée minimale de 1 an. Ce délai est celui de la mise à disposition auprès de l'inspection du travail. Documents concernant le décompte des jours de travail en cas de convention de forfait ¶ En cas de convention de forfait, le délai minimum de conservation des documents (et de mise à disposition auprès de l'inspection du travail) ayant permis de décompter les jours de travail effectués est de 3 ans. Documents concernant les astreintes ¶ Le document récapitulant le nombre d'heures d'astreinte accompli chaque mois par le salarié ainsi que la compensation correspondante doit être conservé pendant un délai minimum fixé à 1 an. Rappelons qu'il s'agit d'un document récapitulatif mensuel obligatoire, sur lequel la Cour de cassation s'est récemment penchée. Cour de cassation du 27/06/2012 pourvoi 11-13776 Nous avons rédigé un article à ce sujet, que vous pouvez retrouver en cliquant ici.
D'ailleurs, si vous observez de plus près vos bulletins de paie, vous pourrez remarquer qu'il est noté: « Pour faire valoir vos droits, veuillez conserver ce bulletin sans limite de durée ». Côté employeur, les entreprises ont dans l'obligation de conserver une copie de vos bulletins de salaire pendant 5 ans minimum. Ainsi, s'il vous manque des exemplaires, vous pouvez en faire la demande auprès de vos anciens employeurs. Pour aller plus loin, consultez notre article « Combien de temps garder les papiers? ». Les délais de conservation sont-ils les mêmes pour les bulletins de paie papier et électroniques? D'un point de vue juridique, un document électronique a la même valeur qu'un document papier, sous réserve que la personne signataire puisse être identifiée, et qu'il soit établi et archivé de façon à ce que son contenu ne puisse pas être altéré. En revanche, il existe une nuance qu'il est important de prendre en compte. Effectivement, si vous avez reçu un document original au format physique, vous devez le conserver dans cette même version.
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