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Registre retraçant l'historique du bâtiment, le carnet d'entretien et de gestion est indispensable à la vie de la copropriété et regroupe l'ensemble des interventions déjà effectuées ou à prévoir dans l'immeuble. Il traduit le souci de saine gestion et de bonne gouvernance de l'immeuble. Voici un exemple de carnet d'entretien de copropriété: Le carnet de « santé » de l'immeuble Le carnet d'entretien retrace la vie de l'immeuble depuis sa construction. Il reprend les caractéristiques techniques de construction de l'immeuble ainsi que tous les contrats d'entretien et de maintenance, d'assurance et les garanties dont bénéficie la copropriété. Il inclut également le plan de gestion d'actifs qui planifie l'ensemble des travaux à venir. Sa bonne tenue reflète l'investissement des administrateurs dans la gouvernance et la gestion de l'immeuble et est un atout non négligeable lors de la revente d'un appartement de la copropriété. Il est fréquent durant la vie d'une copropriété que les administrateurs changent.
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À quoi sert le carnet d'entretien de copropriété? Le carnet d'entretien conserve toutes les informations clés concernant un immeuble en copropriété. La consultation du carnet d'entretien d'un immeuble permet d'appréhender la manière dont la copropriété est tenue. Tout syndic à Nantes ou ailleurs a l'obligation de le tenir depuis 2001. Comment est constitué le carnet d'entretien? Le carnet d'entretien de copropriété est un document qui conserve toutes les informations essentielles concernant un immeuble allant du suivi des travaux importants aux contrats concernant l'immeuble et tous ses équipements. Le carnet d'entretien doit comprendre un certain nombre d'informations obligatoires: • L'adresse de l'immeuble concerné, • Les coordonnées du syndic en place, • La mentions des contrats d'assurances de l'immeuble avec leurs dates d'échéance. • L'année de réalisation des travaux importants (ravalement, toitures, ascenseur, chaudière, etc. ) et les coordonnées des entreprises ayant réalisé ces travaux, • La mention de l'assurance dommages-ouvrage dont la garantie est en cours, • Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements avec leurs dates d'échéance, • L'échéancier pluriannuel des travaux décidé par l'assemblée générale.
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Lorsque des travaux ainsi que l'échéancier de leur réalisation ont été décidés par l'assemblée générale des copropriétaires, le carnet d'entretien doit y faire référence. L'assemblée générale peut également décider que le carnet d'entretien contiendra des informations complémentaires concernant l'immeuble telles que celles relatives à sa construction ou celles ayant trait aux études techniques réalisées. Tenue du carnet d'entretien en cas de syndicats secondaires Lorsqu'il existe un ou plusieurs syndicats secondaires, il est tenu un carnet d'entretien par syndicat. Dans ce cas, le syndic ouvre dans le carnet d'entretien du syndicat principal un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats. Consultation et copie du carnet d'entretien Le carnet d'entretien est consultable, sur demande, par: • tout candidat à l'acquisition d'un lot ou d'une fraction de lot de copropriété, • tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente ou d'achat, • tout titulaire d'un contrat relatif à la vente d'un lot ou d'une fraction de lot.
Dans le cas où une copropriété se divise en plusieurs bâtiments, un seul carnet d'entretien est suffisant, le syndic aura simplement besoin de créer des chapitres différents pour chaque bâtiment. Cependant, s'il y a des syndicats secondaires, un carnet d'entretien réservé à chacun d'entre eux sera nécessaire; tout en tenant un chapitre par bâtiment dans le carnet d'entretien du syndicat principal, y seront alors mentionnées les informations concernant les parties communes de l'ensemble des syndicats. Qui peur le consulter? Tous les copropriétaires, ainsi qu'un éventuel futur acquéreur d'un lot de la copropriété (si promesse unilatérale de vente), ont le droit de le consulter à tout moment en faisant une demande au syndic, ou bien au vendeur dans le cas du futur acquéreur. Lorsqu'un copropriétaire souhaite une copie du carnet d'entretien, le syndic peut lui en fournir une. Cependant, cette copie est réalisée aux frais dudit copropriétaire. Le prix de ce service est mentionné dans le contrat de syndic.
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