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Ainsi, en période post pandémie, les enjeux de cette rédaction sont différents. Il faudra bien sûr tout prévoir à ce sujet (respect des mesures sanitaires dans un lieu adapté: contrôle des pass sanitaires, nombre de convives restreint en fonction des dimensions du lieu choisi, etc…) Prévoir dans son cahier des charges une date, des horaires fixes et un lieu adapté Vous devez également prévoir dans votre cahier des charges une date, des horaires fixes et un lieu adapté. En fonction du type d'événement organisé, de vos objectifs et du public ciblé, vous pourrez opter pour un lieu en particulier plutôt qu'un autre. N'oubliez pas que le choix du lieu qui accueillera votre événement professionnel est capital. Il doit donc être bien localisé, accessible et respecter les normes sanitaires et de sécurité. Enfin, en fonction du type d'événement que vous organisez, il faudra également penser au standing du lieu. Par exemple, si vous devez organiser une conférence, un auditorium serait idéal. De même, si vous organisez un lancement de produit, il serait stratégique de choisir un lieu qui valorise le produit.
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Utilisez un Cahier des Charges d'Evénement pour rester sur la bonne voie, définir vos objectifs et affecter les parties prenantes. Pourquoi un Cahier des Charges d'Evénement est-il important? Réaliser un Cahier des Charges d'Evénement est un projet à enjeux élevés. Pour les petites entreprises, les startups, les propriétaires d'entreprise individuels et les organisations à but non lucratif, un événement peut représenter un pourcentage considérable des ressources globales. Un événement bien organisé peut générer des revenus, des utilisateurs, des clients et une bonne publicité. Un événement mal organisé peut entraîner une perte de temps et de ressources. Pour les grandes entreprises et les plus petites, les événements sont une occasion de montrer ce que l'entreprise peut faire. Mais la nouvelle d'un événement infructueux est susceptible de se propager rapidement. Un Cahier des Charges d'Evénement simplifie le processus complexe de planification d'un événement. Que vous travailliez avec une agence événementielle ou que vous soyez un coordinateur événementiel interne, il est important que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
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Le Cahier des Charges d'Evénement sert de base pour votre événement. Voici comment vous pouvez utiliser le modèle pour planifier et exécuter un événement réussi. Étape 1: Décrivez l'événement. Pour donner à votre équipe ou agence événementielle une image claire, il est important de commencer par un aperçu détaillé de l'événement. À quoi ressemble l'événement? Qui y sera présent? Quel est le thème? Étape 2: Clarifiez vos objectifs. L'organisation d'un événement coûte du temps et des ressources, il est donc important de lier votre événement à un objectif réalisable. Vous organisez un événement pour faire connaître le produit de votre entreprise? Organisez-vous une collecte de fonds avec un objectif monétaire spécifique en tête? En fonction de votre objectif, l'agence ou l'équipe de design prendra différentes décisions concernant la mise en page, le thème, l'apparence et d'autres éléments clés de votre événement. Étape 3: Définissez un budget et un calendrier. Lorsque vous réfléchissez au budget, il est utile de demander combien vous prévoyez dépenser par participant.
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Un accompagnement à chercher en interne dans votre entreprise ou en faisant appel à des ressources extérieures. En fonction du type d'événement, ce dernier peut nécessiter des compétences en conception de contenu créatif (création de site internet, présentations…), en production événementielle, en technique, en logistique … Les agences événementielles sauront vous accompagner pour concevoir et gérer à vos côtés vos projets événementiels et intègrent toutes ces compétences. L'EVENEMENT, l'association des agences évènementielles, est un bon point de départ si vous êtes à la recherche d'une agence conseil en communication événementielle. 9 – Organiser des points réguliers de suivi de votre projet événementiel Tout au long de la gestion de projet événementiel, il est important d'échanger régulièrement avec les commanditaires de l'événement (direction, manager …) et avec les différents services impliqués (communication et marketing, commercial…). L'idéal est d' organiser des comités de pilotage réguliers avec l'ensemble des organisateurs de l'événement pour suivre l'avancement du projet.
Déterminez notamment quels sont les volets pris en charge par les participants, les partenaires, les sponsors et l' organisation elle-même. Si vous souhaitez organiser un événement écoresponsable par exemple, faites appel à ces traiteurs événementiels qui cultivent cette valeur.
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