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Sun, 07 Jul 2024 09:42:09 +0000
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• « L'absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication de l'administration entraîne l'application d'une amende de 1 500 €. » (article 1734 du code général des impôts). • « Le fait de mettre les agents habilités à constater les infractions à la législation fiscale dans l'impossibilité d'accomplir leurs fonctions est puni d'une amende de 25 000 €, prononcée par le tribunal correctionnel. En cas de récidive de cette infraction, le tribunal peut, outre cette amende, prononcer une peine de six mois de prison. » (article 1746 du CGI). Comment archiver vos documents professionnels ?. 3. Les modes d'archivage a. Mode d'archivage traditionnel La plupart des documents sont conservés sous la forme papier. Il est préférable de garder les originaux qu'on aura pris soin de classer chronologiquement. Ces documents doivent être rangés à l'abri de l'humidité et protégés des malveillances. Ils doivent pouvoir être consultables rapidement, donc il est nécessaire de prendre soin de leur conservation.
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S'il s'agit de dossiers confidentiels, les containers sont plus recommandés. Authentification des documents Après l'identification, les employés doivent être en mesure d'analyser les documents, afin d'établir leur authenticité. Cette étape est importante, car toute la légitimité d'une entreprise réside dans la valeur des documents qu'elle présente. Archives documents d’entreprise. Il ne sert donc à rien d'archiver des documents qui n'ont aucun intérêt financier, stratégique ou juridique. Le traitement et le classement des documents en vue d'un rangement sont simplicité par cette étape, grâce à leur tri selon la nature du document et à l'apposition d'une date et éventuellement de signatures. À l'issue de l'authentification, le service d'archivage pourra stocker les documents ou les renvoyer pour vérification. Stockage des archives C'est l'étape de l'archivage à proprement parler. Elle consiste à classer les documents identifiés selon un système bien établi et propre à chaque service de l'entreprise. Lors de l'identification, les employés doivent être en mesure de déterminer le thème administratif de chaque document.

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L'accès aux archives doit aussi être contrôlé afin d'éviter des risques de différentes natures les PME recourent en général à des tiers archiveurs pour assurer la gestion et l'archivage de leurs documents papier et électronique.

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Diverses facettes sont à prendre en compte pour le stockage parfait des documents. On peut citer la maintenance de l'intégrité des documents, la mise à disposition des archives quand cela s'impose et le contrôle et la mise à jour des règles de vie. Notez que ces différentes opérations doivent être réalisées régulièrement à partir d'un programme de conservation et aussi de façon ponctuelle selon les demandes ou les éventuels incidents. Étape de pérennisation Il est bon de savoir que la conservation des données numériques ne se fait pas de façon autonome après un certain nombre d'années. Archivage des documents dans une entreprise pdf des. Dans un manuel de procédure de gestion des archives, il apparait que l'étape de pérennisation doit intervenir pour prolonger la qualité des données dans le temps. Cela passe par une migration technologique des données. Il faudra alors trouver un autre format d'enregistrement ou un autre support de stockage. Dans le cadre de la pérennisation de l' archivage, il y a trois exigences successives à distinguer: La première exigence est la nécessité de créer le document dans le meilleur format de fichier qui existe afin que la maintenance dans le temps soit excellente.

Souvent dotés d'un profil de chef de projet, les titulaires de ces postes auront à charge d'auditer ou de créer un système d'information, dans le but d'optimiser les processus de gestion documentaire de l'organisme. La maîtrise de l'information est un point crucial, en particulier en ce qui concerne la gestion des archives. Archivage des documents dans une entreprise pdf gratis. En effet, en raison des enjeux juridiques et de la complexité technique liée à la conservation des archives en entreprise, la mise en place d'une politique d'archivage – ou de records management – apparaît indispensable. Une politique d'archivage est constituée d'un ensemble de règles, qui définissent la stratégie et les modalités de conservation des documents. Le records management vise les mêmes buts que l'archivage, à savoir la conservation sécurisée, réglementée et pérenne des documents. Ce terme anglo-saxon introduit une nuance, qui est celle de la gestion du cycle de vie des enregistrements dès leur création, alors que l'archivage était sensé, jusqu'à présent, ne prendre en charge que les documents n'ayant plus d'utilité courante.

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