Notes De Frais&Nbsp;: Définition, Conditions Et Remboursement | Live Matériaux Vertical

Wed, 17 Jul 2024 15:01:19 +0000
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Afin de pallier l'absence de justificatif, plusieurs solutions simples sont envisageables: Demander une copie du document égaré auprès de l'établissement (hôtel, restaurant,... ). Envoyer une copie du relevé bancaire à votre responsable administratif et financier: dans le cas où le salarié aurait fait usage de sa carte bleue pour régler la dépense concernée. Remplir une attestation sur l'honneur et la faire signer par le salarié. L'entreprise peut également choisir d'adopter le régime forfaitaire. Les salariés ne seront donc pas remboursés au montant réel de leurs dépenses mais au forfait. Chaque année, l'URSSAF fixe, comme pour les frais kilométriques, un barème pour les dépenses professionnelles. Par exemple, pour un repas dans le cadre d'un déplacement professionnel, le salarié pourra se faire rembourser un montant forfaitaire de 18, 50 € et cela, sans note de restaurant. Dans les faits, à part pour certaines dépenses spécifiques, l'entreprise est libre de choisir son mode de remboursement entre l'indemnisation réelle et l'indemnisation forfaitaire.

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Cela facilitera le travail du comptable qui pourra documenter le cas et mettre à jour les remboursements non justifiés. Le DAF pourra ainsi avoir une vision globale sur le nombre de remboursements non justifiés par service, personne ou période afin d'identifier d'éventuelles personnes qui abuseraient du système (et qui pourrait aussi déclencher des soupçons de fraude). Si les managers et le comptable acceptent de rembourser une note de frais sans justificatif, le salarié devra donc produire une attestation sur l'honneur. Il s'agit d'une lettre manuscrite ou imprimée qui comprend notamment: L'identité, les coordonnées et la fonction du salarié. Le cadre du déplacement professionnel. Les détails des dépenses (montant, date et lieu, fournisseur ou prestataire qui a facturé la dépense). La signature du salarié Ce document permettra ainsi au comptable d'enregistrer la dépense et de procéder au remboursement du salarié. Toutefois, il est important de noter que l'entreprise ne pourra pas déduire la TVA en raison de l'absence de justificatif.

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Les attestations sur l'honneur ne constituent pas une solution miracle pour les notes de frais sans justificatif. Il s'agit uniquement d'une solution de derniers recours à utiliser avec parcimonie. En clarifiant les choses avec vos équipes, en lien avec votre comptable et votre direction administrative et financière, vous pourrez les limiter au maximum. Cela peut même constituer un indicateur clé de performance (notes de frais injustifiées par rapport aux notes de frais totales) en tentant de se rapprocher le plus possible de 0%.

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Par contre, il ne sera pas accepté que l'entreprise déduise la TVA en raison de l'absence de justificatif. Modèle attestation pour une note de frais sans justificatif < Nom et prénom > < Vos coordonnées > < Numéro de téléphone / courriel > < Entreprise > < Coordonnées de l'entreprise > Objet: Attestation pour absence de justificatif Pièces jointes: Relevé bancaire de la banque < Nom de la banque >, Note de frais. Je soussigné < Titre + Nom et prénom >, < nature de l'emploi occupé >, né(e) le < Date de naissance > à < Ville de naissance et code postal > demeurant au < Adresse du domicile et code postal et ville >, déclare sur l'honneur, avoir engagé et payé pour le compte de l'entreprise des dépenses < Désignation de la dépense > auprès de l'entreprise < Raison sociale >: En raison, de < Motif à indiquer (perte, vol, problème matériel, etc. )>, je n'ai pu joindre à ma note de frais le justificatif correspondant. Cependant, la dépense étant réelle, je vous demande de bien vouloir me rembourser sur la base du montant apparaissant sur mon relevé bancaire joint à la présente.

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Depuis quelques années, les justificatifs numériques sont également à valeur probante, au même titre que les justificatifs papiers. Vous pouvez désormais dématérialiser vos archives papiers. Ainsi, il est maintenant possible de justifier une dépense avec une photo ou un scan du justificatif de dépense, ce qui peut-être une solution pour ne plus le perdre. Des exceptions parfois possibles Une dépense professionnelle sans les justificatifs originaux peut éventuellement être acceptée si, elle représente un montant faible (35 € de repas par exemple) ou qu'elle fait suite à une situation exceptionnelle et non récurrente. Dans ces deux cas, vous pouvez en faire la demande à votre employeur, il pourra envisager de faire une exception. La carte entreprise pour une gestion optimale des notes de frais Mettre à disposition une carte de paiement d'entreprise est une bonne solution optimiser la gestion des remboursements et des notes de frais de votre entreprise, notamment en évitant la perte des justificatifs.

Ceci est en général acceptable si le montant en question ne dépasse pas 35€. Le contrôleur peut être tolérant si le montant reste raisonnable et que la situation n'est pas récurrente. Adopter un régime forfaitaire L'entreprise peut entreprendre une modalité de remboursement forfaitaire. En effet, comme pour les frais kilométriques, l'URSSAF fixe un barème en début d'années concernant les frais professionnels: par exemple un salarié, en déplacement professionnel, peut se faire rembourser le montant de 18, 50€ pour un repas au restaurant sans justificatif. Cela dit, le jour où l'employé engage des coûts dépassant ce montant, il est tenu de fournir un justificatif, retour au point de départ. De ce fait, mieux vaut prévenir que guérir. Avec l'avancé des technologies, vous pouvez anticiper ce problème récurrent en adoptant des logiciels de gestion de notes de frais. Des solutions intelligentes comme Expensya vous permettent d'oublier ce calvaire de justificatifs perdus. Expensya, la fin des justificatifs qui s'envolent!

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