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Voici la checklist des documents inclus dans les archives. Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division de l'immeuble, les modificatifs éventuels, les plans. La liste à jour des copropriétaires de l'immeuble. Le carnet d'entretien: les conventions conclues par le syndic soit avec des copropriétaires, soit avec les fournisseurs (contrats d'entretien, marchés de travaux et de fournitures) soit avec des propriétaires voisins (constitution de servitude, acquisitions ou aliénations... ). Les documents d'urbanisme concernant l'immeuble que le syndic aurait pu détenir (Cass. 3e civ., 10 oct. 1990: Loyers et copr. 1990, comm. 493; inf. rap. copr. déc. 1990, p. 352). Les documents justifiant de la situation de la trésorerie: l'historique des comptes des copropriétaires, grands livres d'immeubles, relevés bancaires et factures d'honoraires de syndic pour suivi de procédure car ces documents ont bien trait à l'administration et à la gestion de la copropriété (CA Paris, 14e ch., 4 juill.
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Le syndic de copropriété Archives et dossiers techniques de la copropriété avec le logiciel syndic de copropriété Le dossier technique de la copropriété. Il est malheureusement fréquent qu'à l'occasion d'un dèsordre dans l'immeuble, et au moment de l'expertise, la copropriété s'aperçoive qu'elle n'a pas les dossiers techniques de la copropriété qui permettraient d'éclairer l'expert et d'éviter des sondages destructeurs. Le dossier de récolement comporte des pièces qui sont actualisées par rapport aux premiers documents remis au notaire. Ils tiennent compte des adaptations rendues nécessaires par les difficultés rencontrées au moment du chantier. Le dossier de récolement qui comprend: les plans d'exécution à jour, plans architecturaux avec une perspective, pièces graphiques à jour, les études, dossiers d'appels d'offres, pièces écrites, les plans de détail des entreprises pour accord du promoteur, plans d'exécution donnés par l'entreprise au promoteur, l'avis du Consuel et de Qualigaz pour la conformité des installations électriques et de gaz, les documents relatifs aux garanties.
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- "Ambiguïté" - La réaction du milieu n'a pas tardé: deux assignations en justice visent la société, accusée notamment d'exercice illégal de la profession. En première instance, le Tribunal de commerce de Paris a donné gain de cause à Matera sur ce point, mais a jugé qu'elle avait fait acte de concurrence déloyale et de pratiques commerciales trompeuses. Matera a fait appel, et une autre assignation, pour des griefs similaires, est en cours d'examen au Tribunal judiciaire de Paris. "Matera a cultivé une ambiguïté entre le fait d'être syndic ou de ne pas être syndic", tonne Jean-Marc Torrollion, président de la Fédération nationale de l'immobilier (Fnaim). "Pour moi, c'est une affaire absolument ridicule", rétorque le patron de Matera, Raphaël Di Meglio. "Ils savent pertinemment qu'à chaque fois, on se présente comme assistance au syndic coopératif", assure-t-il. Dernièrement, un comparateur en ligne de syndics lui a de nouveau attiré les indignations d'organisations professionnelles, qui accusent Matera d'avoir mis en place un "piège à clics", ou de s'adonner au "syndic-bashing".
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L'obligation de fournir des explications crédibles avant la procédure est fréquemment rappelée par la Cour d'appel de Paris. Dans le cas où les archives demandées sont antérieures au mandat du syndic, il appartient à ce dernier de rapporter la preuve de l'impossibilité de les remettre en fournissant le bordereau de transmission des pièces. Document obligatoire, depuis 2004, en cas de changement de syndic (art 33-1 du décret de 1967), il peut contenir des réserves lorsque certaines archives sont manquantes.
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Le syndic doit minorer son forfait de base, puisqu'il n'a plus à assurer cette tâche qui relevait de ses honoraires de gestion courante. Il est donc inexact de prétendre que le législateur a voulu imposer systématiquement aussi bien le recours à l'externalisation, que l'inscription de cette question à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Il s'agit bel et bien d'une simple option de dérogation au dispositif légal, sans la moindre sanction pour le syndicat, ni le syndic, en l'absence d'inscription à l'ordre du jour de la question sur l'archivage des documents du syndicat par une société spécialisée. II. Incohérences de Pro Archives: finalités de ce prestataire professionnel La démarche de Pro Archives peut être facilement démontée: L'obligation légale porte sur la conservation des archives exclusivement par une entreprise spécialisée et non par une filiale non compétente d'un syndic si l'externalisation est choisie. Elle ne porte pas sur l'externalisation des archives proprement dite comme le fait comprendre la rédaction.
Il peut aussi imposer qu'un rendez-vous soit pris avec un des administrateurs pour ce faire, mais aussi, exiger des frais raisonnables à des fins de consultation. Mais il ne faudrait pas que les tarifs et les conditions d'accès restreignent, de manière abusive, le droit d'un copropriétaire à accéder au registre. Par ailleurs, tout copropriétaire a le droit, moyennant des frais raisonnables, d'obtenir copie du contenu du registre et de ces documents. Limites à la consultation Cela dit, le syndicat n'a pas l'obligation de rendre accessible, aux copropriétaires, toutes les données qu'il intègre au registre. Dans un jugement rendu par la Cour supérieure, le tribunal a statué que les copropriétaires ne pouvaient pas avoir un accès sans contrainte et de façon complète aux livres de comptabilité de la copropriété. De plus, dans un autre jugement rendu par la Cour Supérieure, il fut précisé ce qui suit: il est très improbable que le législateur ait voulu que, dans une copropriété divise, chaque copropriétaire ait ainsi le droit absolu de fouiller à sa guise dans tous les documents comptables, fiscaux et autres, dont certains contiennent nécessairement des renseignements personnels ou autrement confidentiels.
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