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Les papiers administratifs sont des papiers qu'on devrait toujours garder. On n'a pas le choix, mais il suffit de trier. Pourtant, il est nécessaire de bien ranger ses papiers administratifs. Afin que vous ayez fini le triage de vos informations, au moment où vous auriez besoin de vos papiers, vous avez un accès facile. Comment bien trier ses papiers administratifs? Il n'existe pas des formules qu'on doit suivre pour le rangement de papiers. Il n'y a rien de mieux qu'un bon système de rangement si vous voulez que vos informations soient accessibles facilement. Il n'y a pas des méthodes spéciales que vous devriez le suivre parce qu'en vérité, chacun à sa façon de ranger ses papiers. Par exemple, j'ai trouvé beaucoup de personnes dans mon entourage qui rangeaient ses papiers administratifs dans une même boîte, d'autres le font sous un même carton. Plusieurs personnes n'ont pas eu l'idée que si un jour, ils auront besoin de l'un de ses papiers, ils vont perdre beaucoup de temps. Il va vous falloir donc une méthode de rangement de papiers en commençant par les trier.

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2) Faire un tri Faire le tri est un bon moyen pour commencer. Tout d'abord, se débarrasser des prospectus ou autres publicités qui ne présentent aucune utilité. De même, certains papiers administratifs sont devenus obsolètes et n'ont plus besoin d'être gardés. Page du site Service Public récapitulant les délais de conservation des documents administratifs Pour tout ce qui reste, commencez par trier en faisant une pile par domaine (et type de documents) que vous reclasserez progressivement par année. 3) Classer ses papiers par domaine Pour faciliter le classement, il est possible de choisir des couleurs différentes par domaine (couleurs de classeurs, d'étiquettes, d'intercalaires, de boîtes … suivant le volume et votre mode de classement). Vous pouvez utiliser le même classement que celui proposé dans ce tableau détaillant les délais de conservation: Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier… … que pour vos documents numériques.

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4) Traiter le courrier dès réception Vous pouvez définir une place (dans votre entrée, sur un coin du plan de travail de la cuisine, etc. ) pour centraliser tout le courrier entrant dans votre maison avec une poubelle papiers à proximité. Prenez l'habitude de trier votre courrier dès réception, cela ne vous prendra que quelques minutes: jetez directement les pubs et prospectus inutiles ouvrez le courrier restant et jetez les enveloppes répondez tout de suite aux urgences, les autres courriers peuvent peu classez le reste en fonction de leur échéance, dans un trieur par exemple. Cela peut être un trieur à soufflets: à traiter cette semaine, avant le 15 du mois, avant la fin du mois et enfin une case pour les lettres de moindre importance (pour celles pour lesquelles « il n'y a pas le feu ») Une fois tous les papiers « courants » traités, il convient de les classer dans les dossiers d'archives correspondants. 5) Diminuer le volume de documents papier De plus en plus de services proposent la facturation en ligne pour remplacer le papier, soit sur un compte en ligne ou par e-mail.

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Parce que: c'est plus facile à ranger aucun papier ne s'échappe les papiers sont protégés dans les pochettes plastiques, et donc pas de trace laissée avec les doigts sales parce qu'on peut rajouter des feuilles au milieu ça permet de classer des feuilles par année dans les pochettes En quantité de classeurs, il y en a un par thème. Les factures C'est un des gros classeurs car on y range les factures d'électroménager (quand on ne les achète pas d'occasion hein! ), celles d'eau, électricité etc … Il n'y a pas vraiment d'ordre à l'intérieur. C'est juste une facture par pochette. Par contre j'ai remarqué qu'au fil des années, nous avions moins de factures, ce qui est plutôt pas mal. Les véhicules Ce sont les papiers qui concernent l'acquisition et les factures correspondantes (vidange, pneus etc …). Du coup quand on vend un véhicule ça permet plus facilement de retrouver les factures qui vont avec. On peut aussi y classer les crédits qui vont avec, à moins de les mettre avec le classeur banque.

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Cette tâche ne prend que quelques minutes, à condition de le faire régulièrement. À vous de trouver la récurrence idéale et de l'inscrire dans les process de l'entreprise. Pour des raisons de sécurité évidentes, enregistrez vos documents sur un espace de travail sécurisé. Vérifier les délais légaux de conservation Avant de vous munir de votre fidèle destructeur ou broyeur, vous devez vous assurer que vous êtes en droit de vous débarrasser de vos documents professionnels: vous devez vérifier les délais légaux de conservation fixés par la loi. Par exemple, les documents bancaires et sociaux, comme les relevés de banque et les fiches de paie, doivent être conservés pendant une durée minimale de 5 ans. Pour plus d'informations, consultez le site du Service Public. Détruire les documents inutiles Procéder à la destruction de ses documents administratifs, c'est possible? Oui, ça l'est, à condition que: le délai légal de conservation soit respecté; les documents en question soient tout à fait inutiles.

Pile n°4: à archiver Enfin, le tri s'achève. Avant cela, vous devez constituer une dernière pile, celle des archives: munissez-vous d'un carton vide ou d'une ou plusieurs boîtes à archives; placez-y les documents issus des années antérieures, informatifs, etc. Selon vos modalités d'archives, certains documents seront conservés, numérisés ou détruits. Trier et archiver, l'apanage des pros? Oui et non. Cette technique fonctionne au bureau, mais également à la maison. Pour être à jour sur son administratif, rien ne vaut un petit nettoyage hivernal! #2 Numérisation, conservation et destruction Une fois le tri effectué, vient le temps d'archiver ses documents (pile n°4). Vous avez peut-être déjà mis en place un process en la matière? Dans ce cas, s'il vous convient toujours, respectez-le. Autrement, nous vous livrons notre méthodo spécial archivage! Numériser À l'ère du numérique, plus personne n'échappe à l'organisation digitalisée. Pour garder une trace de vos documents, numérisez vos pièces!

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