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Thu, 11 Jul 2024 12:01:57 +0000
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La gestion de la paie, pour les entreprises, est un process complexe à maîtriser. Edouard Cornut-Chauvinc, associé chez Baker Tilly France, et Marion Michot, responsable du service gestion sociale, expliquent les avantages de son externalisation. La réglementation sociale évolue sans cesse, les conventions collectives également… difficile, pour une entreprise, de s'assurer que les personnes qui gèrent la paie sont toujours au top de l'actualité. Et côté salariés, c'est un sujet sensible: la moindre erreur est immédiatement relevée. Des avantages en coûts, en organisation et en temps Pour commencer, externaliser la paie permet de supprimer les coûts liés à la mise en place du logiciel de paie et de sa maintenance, et les coûts des salariés du service paie. Mais les avantages vont bien au-delà. L'externalisation de la paie permet aux entreprises de: minimiser les risques liés à une législation en perpétuelle évolution.

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Toutefois elles nécessitent des compétences pointues et une grande rigueur dans le respect des déclarations sociales et du calendrier. Vous appuyer sur un prestataire expert comme Opaylink vous permet de vous concentrer sur la croissance de votre activité en délégant cette mission fastidieuse. Voici les principaux avantages de l'externalisation. La maîtrise des coûts liés à la paie En optant pour l'externalisation, vous savez exactement combien vous coûte un bulletin de salaire. Aucune surprise, ni aucun coût caché. Vous améliorez votre visibilité sur le budget de l'entreprise. L'externalisation représente un gain d'environ 20 à 35% des coûts internes. L'expertise d'une équipe de gestionnaires En faisant appel à un prestataire, vous bénéficiez du conseil et de l'expertise de notre équipe de gestionnaires de paie. Spécialistes de leur métier, ils répondent à vos besoins et vos demandes pour vous faciliter la gestion de paie. Un gestionnaire est dédié à votre dossier et connaît les problématiques et les évolutions de votre entreprise.

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En confiant cet aspect à une société de paie professionnelle et experte, vous vous épargnerez bien des maux de tête et optimiserez tous vos coûts.

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Elle établit les fiches de paies et déclare les charges sociales de l'entreprise (DSN). Aussi, elle procède à des contrôles et vous délivre des états périodiques. Le registre du personnel est tenu sans votre implication personnelle et votre entreprise ne s'occupe plus des cas de maladie. De même, vous pouvez bénéficier des conseils d'un expert en droit social et d'une actualisation des techniques de suivi des salariés. En cas de démission ou de licenciement, vous bénéficiez d'une aide pour la rédaction des documents de fin de contrat. Les tâches à mener peuvent être personnalisées en fonction des besoins de chaque entreprise. Les avantages de l'externalisation Confier la gestion de la paie de ses employés à une structure extérieure présente d'énormes avantages. Lorsque vous optez pour une externalisation totale, votre entreprise économise du temps et de l'argent. En effet, cela vous exempte de diverses contraintes, notamment la sélection du logiciel de paie, ses mises à jour et réglages, etc. De même, pour l'utilisation des logiciels, il n'est plus nécessaire de débourser dans la formation du personnel.

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Pour les activités plus stratégiques, un audit sera souvent nécessaire. Plus qu'un simple contrat de sous-traitance, l'externalisation doit se baser sur la confiance et sur des notions de pérennité. Par conséquent, les prestataires devront être soigneusement choisis selon plusieurs critères, dont le coût, mais aussi la localisation géographique et le niveau de compétences des prestataires. Par ailleurs, il est important qu'une personne de l'entreprise prenne en charge le suivi de l'externalisation. Pour que le processus soit bien réalisé, un tableau de bord doit aussi être mis en place. Au vu de tous ces faits, il est donc primordial de bien négocier le contrat d'externalisation et d'en prévoir toutes les clauses. En cours d'externalisation, une bonne communication entre l'entreprise et le prestataire doit être maintenue surtout en cas de délocalisation. Les différents risques à maîtriser Phénomène incontournable apportant un lot d'avantages significatifs, l'externalisation présente aussi certains risques non négligeables qu'il faut absolument maîtriser pour que l'opération soit un franc succès.

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Des contraintes technologiques et informatiques de l'entreprise Du niveau d'autonomie et de responsabilité que la direction souhaite conserver De l'efficacité des processus administratifs relatif à la paie La gestion de la paie peut se faire en interne ou être déléguée totalement ou partiellement au choix de l'entreprise à un prestataire externe de service (expert-comptable ou prestataires spécialisées). Certaines entreprises font le choix de gérer leur paie en interne avec un service RH spécialisé sur la gestion de la paie.

Un autre avantage important est de permettre un travail collaboratif entre les cabinets et les entreprises. Le plus souvent, les clients disposent d'un ou de plusieurs accès leur permettant de se connecter à tout moment pour consulter l'ensemble des documents mis à leur disposition. Ces accès peuvent être modulés en fonction des besoins de chacun (comptabilité, ressources humaines, contrôle de gestion) tout en respectant la confidentialitédes données. Il sécurise la production de la paie en intégrant les particularités des conventions collectives qui sont mises à jour en temps réel (grilles de classification, cotisations, maintien de salaire, etc. ). Quels peuvent être les freins à l'externalisation de la paie? La conduite du changement pour les entreprises est parfois difficile: sentiment de perte de maîtrise de la gestion de la paie, contraintes organisationnelles, gestion décentralisée. C'est la raison pour laquelle il est important d'anticiper et de préparer l'externalisation en s'appuyant sur le prestataire qui aura préalablement diligenté un audit de la paie, organisationnel et informatique, permettant un transfert sécurisé.

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