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La diffusion des documents, que ce soit auprès des utilisateurs concernés, via Internet ou à l'aide d'un extranet. On identifie ici deux modes de transmission: le mode « pull » (c'est-à-dire l'accès aux documents par les utilisateurs disposant des droits requis) et le mode « push » (qui implique la distribution et l'envoi des documents à un groupe de destinataires désignés au préalable). Gestion documentaire en entreprise en. Les bénéfices d'une gestion électronique de documents sont réels pour les entreprises, et représente un enjeu économique certain. On estime ainsi que les entreprises qui ont recours à ces nouveaux procédés informatiques voient leur rentabilité accroître de 3 à 5%, quelques temps après la mise en place d'un processus de gestion documentaire dématérialisé.
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Cela veut dire que l'archiviste a totalement le droit de restreindre l'accès à certains documents sensibles pour préserver leur confidentialité. La numérisation et l'archivage sécurisés des documents Le stockage physique de documents engendre des coûts conséquents à l'entreprise: frais d'impression, location de box d'archivage, coût de destruction de papiers obsolètes, etc. Avec la SGD, l'entreprise peut se passer de ces dépenses exorbitantes en faisant recours à l'archivage numérique (stockage sur cloud, mails, scan…). Gestion documentaire en entreprise. Celui-ci permet également de réduire les risques de perte ou de dommages. L'optimisation des flux de documents Avec le nombre grandissant des documents qu'une entreprise doit gérer, elle est contrainte d'organiser efficacement les flux d'informations. Grâce au SGD, les documents peuvent facilement circuler en toute sécurité entre les bons services de l'entreprise en étant intégrés dans un flux de travail automatisé.
La dématérialisation vous permet de gagner du temps, de l'argent et de l'espace. En 2022, vous souhaitez gagner du temps et améliorer vos performances: Demandez une démonstration gratuite avec nos techniciens conseils.
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D'autant que pour la DSI, c'est la certitude d'un projet réussi: impliqués dès le départ, l'adhésion des métiers est (quasi) automatique. Tandis que l'accompagnement peut être en partie assuré par les relais métiers eux-mêmes. De son côté, la DSI assure (évidemment) le service technique, mais aussi et surtout l'intégration de l'outil au reste du système d'information. Car en matière d'ECM plus qu'ailleurs, ce dernier point est crucial: c'est de lui dont va dépendre en grande partie le ROI du projet, notamment en éliminant les risques d'erreurs liés aux saisies manuelles ou à la duplication des informations dans plusieurs outils métiers. Enfin, c'est aussi la DSI qui sera en mesure d'assurer le « service après-vente », à savoir le support auprès des utilisateurs, et la liaison technique avec l'éditeur. Gestion documentaire en entreprise au. Avis d'expert par Florent Bavoux, Directeur Général Europe du Sud Perceptive Software
L'an dernier, M-Files a fait 34 mises à jours de fonctionnalités, en particulier pour rendre plus efficace le travail hybride et à distance, dont u ne nouvelle interface utilisateur moderne et simplifiée pour une prise en main facile et plus intuitive avec M-Files Web, et l a possibilité de partager et de collaborer avec des équipes externes grâce à l'acquisition d' Hubshare en avril. Par ailleurs, en 2021, M-Files a développé son programme de partenariat, dont il résulte une hausse de 30% d'une année sur l'autre des revenus annuels récurrents. « Ces partenaires ayant accru leur maîtrise de la plateforme M-Files, la valeur moyenne des nouveaux contrats signés par les partenaires a bondi de près de 20% et les déploiements dans le Cloud ont augmenté cinq fois plus vite que les déploiements sur site «, a précisé l'entreprise.
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La diffusion: il est nécessaire d'établir des droits d'accès et de modification selon la nature et la confidentialité du document. Les étapes de mise en place d'une gestion électronique des documents dans l'entreprise La mise en place de la GED au sein de l'entreprise se déroule en cinq étapes. GED : tout savoir sur la Gestion électronique de Document. Ce mémoire sur la mise en place de la GED au sein des entreprises vous permettra d'avoir des informations détaillées sur la mise en place d'une GED dans une entreprise. Étape 1: le rassemblement des documents C'est une étape très importante, car, une fois la numérisation effectuée, vous n'aurez plus jamais besoin de le faire. Étape 2: le traitement des documents L'indexage des documents numérisés permet de faciliter les opérations des moteurs de recherche par type et par concepts ou mots clés. Étape 3: archivage des documents Pour cette étape, il faut archiver les documents en veillant au respect des principes suivant: L'authenticité: les copies doivent être conformes et identiques aux originaux La durabilité: les données doivent être exploitables à long terme La confidentialité: les données sensibles sont protégées Étape 4: l'organisation de la diffusion des documents La gestion électronique des documents permet la diffusion des documents dans l'entreprise selon les procédures et les méthodes de travail.
Celles-ci sont généralement présentées de la manière suivante: L'acquisition et la numérisation des documents: cette action vise à créer, enregistrer, classer et indexer les documents électroniques. Elle peut être le fruit d'une action humaine ou d'un processus automatique (3). A noter que la phase d'acquisition comprend également la collecte des documents numériques (EDI, courriels, etc…). Le traitement (ou la gestion) des documents: cette étape recouvre toutes les actions qui surviennent après la création du document (sécurité et droits d'accès, administration, variation et évolution du document, etc…). C'est ici que se créé l'indexation des documents, par l'entremise de deux typologies: l'indexation par type (offrant une description formelle du document), et l'indexation par mots-clés (visant le contenu du document pour simplifier les recherches). Gestion documentaire : un projet global d'entreprise. Le stockage des documents et des données numériques: durant cette étape, il est notamment question de traiter la durée de conservation des documents, de manière à permettre une épuration régulière du système.