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Tue, 09 Jul 2024 01:05:59 +0000
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Quels éléments considérer dans la mise en place de la gestion documentaire? Afin d'assurer l'optimisation de la gestion documentaire, il est nécessaire de tenir compte de certains points. Ce sont: l'établissement de l'inventaire de tous les emplacements des documents; l'uniformisation de la structure et de la dénomination des documents (par catégorie) pour faciliter la recherche; la collecte des documents qui doivent encore être conservés et ceux qui sont à jeter (les dossiers anciens ou déjà obsolètes); l'accord d'autorisation pour les personnes qui peuvent accéder à des documents spécifiques. Gestion documentaire en entreprise pdf. Ce sera en fonction des droits attribués à chaque collaborateur concerné. la détermination des divers pôles qui doivent communiquer avec le système de gestion documentaire. De quelles manières peut-on procéder à la gestion documentaire? Le service chargé de la gestion documentaire joue un rôle essentiel dans la vie d'une entreprise. Il détient plusieurs fonctions à savoir: Le scanning et l'identification des documents A l'ère de la digitalisation, la conservation des versions physiques (papier) de documents n'est plus à la mode.

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Il faudra, pour ce faire, être en mesure d'organiser et de maîtriser les flux, afin que ces derniers deviennent de véritables indicateurs. L'objectif? Atteindre un niveau de GED tel qu'il permet de visualiser et d'obtenir des analyses prédictives. Ainsi, la GED représente pour de nombreuses entreprises un investissement incontournable pour sécuriser les documents existants d'une part, et tirer les avantages du Big data d'autre part. Les logiciels de GED: des outils essentiels à la dématérialisation de la gestion documentaire Pour réussir son projet de dématérialisation de la gestion documentaire, il existe des logiciels de GED qui permettent de gérer les processus documentaires qui sont souvent complexes et évolutifs et partagés entre les différents acteurs concernés … Tout logiciel de GED doit impérativement être en mesure de gérer la création, le stockage, le contrôle et le partage des documents par voie électronique. SIMPLIFIER LA GESTION DU FLUX DOCUMENTAIRE EN ENTREPRISE : LA BONNE RÉSOLUTION 2022 - AEC Narbonne. Pour choisir l'outil le mieux adapté aux besoins de son entreprise, il sera essentiel de s'attarder sur quelques critères fondamentaux: Le contrôle de sécurité: la protection des enregistrements non publics et la personnalisation des accès pour chaque utilisateur.

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Un investissement humain et financier: un minimum d'investissement est nécessaire pour l'organisation interne, lors d'un éventuel audit, en formation ou en dématérialisation complète des documents. Conclusion La gestion électronique des documents au sein d'une entreprise est un excellent moyen pour numériser les documents. Malgré le fait qu'elle présente certains inconvénients, la GED est le système idéal pour mieux gérer, stocker, archiver et diffuser les documents.

La bonne gestion des documents d'une entreprise reste un point capital pour son bon fonctionnement. Toute personne doit en effet être en mesure de retrouver un document, quelle que soit sa nature. Ce qui n'est pas toujours le cas avec le système traditionnel d'archivage des documents. Pour cette raison, les entreprises se tournent dorénavant vers la Gestion électronique des Documents (GED). Apprenez-en davantage sur cette technique moderne de gestion de documents. En quoi consiste la gestion électronique des documents? La Gestion électronique des Documents (GED) est un procédé informatique qui déploie des moyens électroniques pour rendre plus facile la gestion des documents. Elle regroupe les techniques servant à gérer les flux de documents entrant, sortant ou circulant au sein de l'entreprise. La Gestion Electronique des Documents (GED) dans l’entreprise - Le Blog du B2B. Sa réalisation implique la mise en œuvre de diverses actions et opérations. La GED se charge de créer et de rassembler les documents numériques, de les indexer, de les classer, d'en faire l'archivage, de les diffuser et de rendre l'accès à ses documents plus facile.