Drh Et Dématérialisation : Pensez À La Sécurisation Des Bulletins De Paie De Vos Salariés Avec Le Coffre-Fort Numérique - Svp Sirh – Sirius Hotte Plan De Travail Quartz

Thu, 23 May 2024 09:11:47 +0000
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Concrètement, en tant que chef d'entreprise ou responsable RH (ou expert-comptable en charge de la documentation relative au personnel de vos clients), vous devez instaurer une communication dédiée: emails, flyers, affiches, réunions d'information et disponibilité du personnel RH. Le but est non seulement de rassurer (en levant les éventuelles peurs liées au changement et au digital), mais aussi de prévenir vos collaborateurs sur leur droit à s'opposer individuellement à la dématérialisation de leur bulletin de salaire. C'est pourquoi il est également important que votre communication prévoie un système pour recueillir les refus. Pour être valable, un refus nécessite d'être clairement exprimé, horodaté et signé par le salarié. Aussi, la nature ayant horreur du vide, et si vous ne voulez pas vous retrouver à gérer toutes sortes d'expressions du refus (par email, par courrier standard non formaté…), nous vous conseillons de mettre à disposition de vos collaborateurs un formulaire papier à compléter et à renvoyer au manager qui centralisera, au service RH ou paie… c'est selon vos usages et surtout suivant l'interlocuteur paie que peut avoir le salarié.

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À lire aussi >> Note de frais: comment (bien) se faire rembourser? Combien de temps les fiches de salaire sont-elles conservées? Les entreprises doivent garantir l'accès au coffre-fort numérique durant 50 ans après l'émission du premier bulletin dématérialisé ou jusqu'au 75e anniversaire du salarié. Que se passe-t-il en cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie? En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés ( décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018). À lire aussi >> Augmenter son salaire avec son épargne salariale Infographie: les raisons de passer à la dématérialisation du bulletin de paie Source:

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Ils conservent toutefois le droit de refuser, et dans ce cas, vous devrez les leur transmettre en version papier. La dématérialisation du bulletin de paie vous permet de gérer informatiquement le traitement et l'envoi de ces documents (archivage en un seul endroit, accessibilité simplifiée…). Tout comme la gestion électronique de documents, la dématérialisation simplifie et fluidifie le travail de gestion documentaire du service RH. 2: Les avantages des bulletins de paie dématérialisés Mieux s'organiser et protéger ses données Avec un logiciel de dématérialisation RH, l'organisation de la diffusion de la paie est facilitée: vous avez tout à portée de main. Côté collaborateur, chaque salarié a accès à un espace personnel sécurisé dans lequel est regroupé l'ensemble de ses documents professionnels (fiche de paie, mais aussi contrat de travail, règlement intérieur, etc. ). Par ailleurs, ces documents RH sont bien protégés. En effet, afin de garantir l'intégrité et la pérennité des données, les bulletins de salaire dématérialisés sont scellés électroniquement et possèdent un certificat d'authenticité qui atteste de l'intégrité du document numérique.

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Si le salarié quitte l'entreprise, il peut accéder au coffre-fort électronique durant 5 ans après son départ. L'employeur doit garder une copie papier et numérique durant 5 ans. Pour procéder à la dématérialisation des bulletins de paie, vous pouvez faire appel à un prestataire informatique comme Mon-Infra, proposant des solutions de gestion électronique des documents (GED). Il assure notamment l'interface avec le CPA pour faciliter la consultation de toutes les fiches de paie. Le Compte Personnel d'Activité permet de rassembler les bulletins de paie électroniques sur une seule plateforme, accessible à tous les salariés. Elle est dédiée à l'activité professionnelle et les droits des salariés, comprenant notamment le Compte Personnel de Formation. Il contient un coffre-fort numérique dans lequel le salarié conserve ses fiches de salaire. Son accès est sécurisé et il est disponible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Le bulletin de paie dématérialisé n'est pas stocké dans le CPA: il en assure l'affichage lors de la consultation.

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Vous vous allez devoir gérer simultanément deux modes de distribution pour les bulletins de paie: une version électronique et une version papier. La bonne mise en place de cette démarche multicanale va induire la réussite de votre projet de dématérialisation du bulletin de salaire. Il faut dès l'amont du projet de dématérialisation inclure le volet éditique et envisager ensemble les deux parties. Pour cela, veillez à choisir un fournisseur qui vous propose une solution à la fois pour la gestion des envois dématérialisés et celle des envois papiers. Celle-ci devrait être synchrone et faciliter la réversibilité (car il est possible qu'un salarié change d'avis, et cela parfois plusieurs fois! ) Communiquez régulièrement pour relancer vos salariés et privilégiez la promotion des usages et avantages additionnels du canal numérique. Cela vous permettra d'augmenter votre taux de dématérialisation. Pensez à optimiser l'usage de votre solution en dématérialisant des documents RH pour lesquels le consentement du salarié n'est pas requis, comme le BSI.

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La digitalisation des bulletins de salaire possède des avantages et des inconvénients qu'il convient d'évaluer avant de prendre votre décision. Si ce sont les questions techniques qui vous effraient, rassurez-vous: des solutions clé en main existent! C'est le cas du coffre-fort Digiposte. Comme de nombreuses entreprises en France, de taille et industrie diverses, faites confiance à Digiposte pour vous accompagner dans la dématérialisation de vos bulletins de paie.

Pour effectuer une signature sur un PDF, l'entreprise devra se procurer un certificat de signature électronique RGS (Référentiel Général de Sécurité). Que se passe-t-il si un salarié quitte l'entreprise? Au départ du salarié, l'entreprise mettra en sommeil le coffre-fort individuel du salarié pendant cinq ans (durée légale de conservation des bulletins de paie par une entreprise). Ce dernier pourra récupérer facilement l'ensemble de ses bulletins de paie sur son ordinateur personnel et les réimprimer si besoin et/ou les transférer dans un nouveau coffre-fort électronique. Comment choisir son prestataire? Les éditeurs de coffres forts électroniques (CFE) proposent des solutions conformes au cadre légal et aux normes en vigueur (ex: FNTC ou AFNOR). Il est donc vivement conseillé de choisir un prestataire labellisé et/ ou certifié par ces organismes ou répondant aux caractéristiques de ces référentiels. Les CFE étant majoritairement hébergés dans le cloud, il est important de sélectionner un prestataire à dimension nationale offrant une garantie de disponibilité du service dans les années à venir – reposant sur un fournisseur tel qu'Orange Business Services par exemple.

* Les prix s'entendent hors taxe, hors frais de livraison, hors droits de douane, et ne comprennent pas l'ensemble des coûts supplémentaires liés aux options d'installation ou de mise en service. Les prix sont donnés à titre indicatif et peuvent évoluer en fonction des pays, des cours des matières premières et des taux de change. Liste des marques Liste des distributeurs -

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