Créer Un Plan De Classement Des Dossiers Électroniques - Association Des Archivistes Français: Voyant Tableau De Bord Merle Moqueur
Ce plan comprend plusieurs axes. Au niveau de l'arborescence, il faut que sa conception soit confiée à un groupe de travail. De nombreuses compétences doivent être réunies à cet effet. Vous aurez besoin, entre autres, d'un archiviste, d'un responsable de service, d'un correspondant informatique, d'un correspondant chargé des archives, d'un correspondant juridique et d'un correspondant qualité. Le groupe de travail établit un plan de classement après avoir fait un état des lieux de la production documentaire. Ce plan doit absolument respecter les règles en la matière. Le groupe de travail propose ensuite le plan aux services des archives ou de la documentation à titre d'expertise pour qu'il soit adopté. Lors de la rédaction du plan de classement, la question des droits des utilisateurs de l'arborescence commune doit être abordée. Classement electronique des documents les. Car il est important qu'on sache clairement qui pourra accéder à quoi ou qui aura le droit de modifier l'arborescence. Pour définir ces droits, le recours à la direction des systèmes d'information et de télécommunication (DSIT) est envisageable.
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Afin de rendre ce rangement simple et accessible, il faut disposer d'une ou plusieurs pièces qui seront utilisées à cet effet ou se doter d'un serveur informatique pour stocker les données. Réfléchissez à une logique propre à votre secteur d'activité ou aux exigences de votre cœur de métier pour adapter votre méthode de classification. Les dossiers d'ordre professionnel peuvent être classés par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou en fonction de leur contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que chaque nouveau document soit classé dès que l'on a cessé de l'utiliser. Comment élaborer un plan de classement des archives électroniques ?. Classement physique: classeur, boîte, armoire de rangement, intercalaire, feuillet mobile… Classement numérique: arborescence (plan de classement) informatique, solution de Gestion Electronique de Documents (GED). Nos prestations de classement de documents Les franchisés de notre réseau disposent de compétences d'organisation et sont à même de mettre en place des processus d'archivage et de classification selon vos besoins.
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La GED est une des innovations qui s'impose en ce moment en entreprise. Une gestion documentaire électronique offre en effet de réels avantages, au point de modifier profondément l'organisation professionnelle. Ce qu'on appelle communément « la paperasse » est sur le point de disparaître, ou presque. Classification et catégorisation de documents — Wikipédia. La dématérialisation documentaire est essentielle pour la sauvegarde, la fluidité des échanges et la rapidité de recherche des informations. Elle permet une consultation simultanée par plusieurs utilisateurs, et une gestion des autorisations d'accès, de modification, d'archivage ou de destruction d'un document. La gestion électronique de vos documents comprend: Capture et numérisation Dématérialisation Lecture, identification, reconnaissance automatique Classement, indexation Traitement, gestion, suivi et contrôle Stockage, archivage Consultation, circulation, validation, signature électronique, traçabilité, workflow Numérisation de documents La numérisation des documents existants au format papier est la première étape pour passer à une dématérialisation complète.
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La GED, qu'est-ce que c'est? La Gestion Electronique des Documents (ou Gestion Electronique de l'Information ou de Documents Existants – GEIDE) regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l'entreprise. Elle s'inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire. Quels sont les différents types de classement ? - SCAN Center. Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble donc être une alternative pertinente. Cela permet de faciliter la recherche et garantit à l'entreprise un système d'information plus efficace et performant. La gestion électronique des documents (GED) est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents: la création (selon des droits d'approbation définis), l'archivage et le stockage, le classement (constitution de dossiers), l'indexation (association d'informations ou « attributs »), la recherche et la restitution, le contrôle (gestion des droits d'accès, verrouillages).
Pour y répondre, les entreprises dressent de longues listes de documents, qu'il est difficile de tenir à jour. La GED est en ce sens un outil plus intuitif pour gérer ces aspects de manière automatique dès lors que les règles ont été définies et paramétrées. Dans le cadre du management environnemental, la GED est aussi un levier qui permet de réduire les consommations papier / encre, grâce à la dématérialisation.
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