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Ce type de classement n'est pas affecté par un changement d'organigramme dans la structure administrative. Un classement fonctionnel est idéal aux côté d'une utilisation de système GED (Gestion Électronique de Documents). Les inconvénients d'un classement de dossier fonctionnel La complexité de mettre en place ce type de classement est à souligner. Certains utilisateurs peuvent d'ailleurs trouver les terminologies dans le classement abstraites s'ils n'appartiennent pas aux fonctions classées. Le classement de dossier par organisation Avec un plan de classement de dossier de type structurel, les subdivisions correspondent à l'organigramme de l'entreprise. Ils peuvent être les divisions, les services, les bureaux, les unités d'organisation. Les produits sont classés par un même service ou une même unité au sein d'une même subdivision du plan de classement. Voici un exemple: 1. : Division n°1 1. 1: Service A 1. 1: Bureau X Les avantages d'un classement de document structurel L'organigramme de l'organisation administrative peut-être comprise et utilisée par tous les collaborateurs de l'entreprise.

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La lettre A fait référence au bureau du service qui est concerné. Vient ensuite le deuxième chiffre, 1 ou 2, correspondant à la tâche concernée par le document. Le chiffre 1 est en rapport avec la comptabilité et le chiffre 2 le suivi de commande. Il est également possible d'accompagner le plan de classement d'un index par sujet afin de faciliter son utilisation. Cela permet de se repérer facilement grâce au titre et aux sous-titres du plan de classement. Types de classement possibles Plan de classement alphabétique: c'est un type de classement qui vise à faire un rangement des documents en fonction de leurs titres. Il convient parfaitement à la bonne organisation d'un fonds documentaire. Plan de classement numérique: c'est une technique qui est plus dédiée aux archivistes. Elle permet de gérer aisément les plus gros volumes de documents. Chaque document est classé en lui attribuant un numéro d'identification. Plan de classement thématique: il est très souvent mis en pratique dans les secrétariats.

Chaque membre de l'entreprise doit savoir où sont les pièces et dossiers. Ils doivent les retrouver et les ranger sans peine. Exigences d'un classement de documents Le plan de classement doit être adapté aux dossiers et structuré de manière logique. Il doit également suivre une exhaustivité qui lui est propre. La structure pour un bon classement de dossier Classer les documents doit être fait de manière hiérarchisée et logique. Les documents, les archives, sont réparties selon un nombre de subdivisions et de rubriques. Toutes suivent un arrangement cohérent. Comment procéder? L'ensemble des documents est à répartir en rubriques et sous-rubriques. Il faut toujours aller du général au particulier. L'arborescence part de grandes divisions, pour arriver aux rubriques plus particulières. Le niveau le plus précis (et bas) sert à incorporer les pièces administratives. Les critères de subdivision sont à choisir dès le début. Sur quoi va reposer le classement? Par rubriques? Quelle sera la caractéristique commune?

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Vous devez créer des dossiers et sous-dossiers allant du plus général, au particulier. C'est ce que l'on nomme l'arborescence. Des critères d'efficacité: Le plan de classement doit répondre à certains critères d'efficacité, tels que: > La facilité d'accès: être en mesure de trouver rapidement chaque document et d'en faciliter l'accès. > Le versionning: tous les documents conservés ou archivés doivent être tenus à jour pour faciliter et assurer leur traçabilité. > Le nettoyage: cela inclut la suppression de tous les documents "inutiles" et d'éviter les doublons. > La fiabilité: le plan de classement doit être aussi fiable que possible. En effet, il faut pouvoir retrouver tous les documents, et à tout moment. La codification Le plan de classement peut aussi comprendre un système de codification. Chaque document a alors un code unique. Cela sert à distinguer le niveau de classification et l'ordre des séries au sein de chaque catégorie. Plus important encore, cela permet d'identifier les fichiers et leur emplacement.

Le code lie le document à une activité. Concrètement, par le biais d'une application GED (gestion électronique des documents), le plan de classification adapté doit être automatisé. L'index alphabétique du plan sera donc produit automatiquement par ce logiciel. Comment fonctionne un système de gestion des documents dans les entreprises? Une organisation peut utiliser un système de gestion de documents GED pour avoir une vision centralisée de tous les documents d'une entreprise et fournir des outils de flux de travail pour surveiller et contrôler les modifications. Un GED permet aux entreprises de capturer un document en numérisant le document physique ou en téléchargeant la version numérique. Après avoir numérisé ou téléchargé le document, l'utilisateur peut baliser et indexer le document avec des mots-clés et des métadonnées pour permettre aux utilisateurs de les trouver rapidement par mot-clé ou par recherche de texte intégral. Le GED organise et place le document dans un dossier auquel les employés appropriés peuvent accéder.

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Présentation de Olivier PLANQUELLE Olivier PLANQUELLE dirige 1 entreprise (1 mandat), son mandat principal est Grant au sein de l'entreprise OPLOG. Olivier PLANQUELLE évolue dans le secteur d'activité des Transports. Cartographie des dirigeants Accéder à la version complète avec Parcourez en illimité les réseaux d'influence de plus de 4 millions de dirigeants franais! Découvrir Pourquoi passer à Dirigeant PLUS+? Cartographie des dirigeants complète Accédez en illimité aux cartographies dynamiques des dirigeants et de toutes les entreprises franaises. Consultation illimitée Accédez à tous les anciens dirigeants Obtenez la liste complète des dirigeants historiques sur chaque entreprise. Réseau complet Identifiez vos cibles commerciales ou marketing La liste nominative de tous les mandataires, co-mandataires et leurs connexions. Rapports cartographiques Surveillez les mouvements de dirigeants La mise en surveillance de n'importe quelle équipe managériale. Surveillance d'un dirigeant Consultez la version gratuite ou passez à Dirigeant PLUS+ Mensuel Facturation mensuelle Annuel Facturation annuelle Economisez 2 mois!

Le classement de documents n'est pas une activité particulièrement réjouissante. Chez, nous savons qu'en tant que patron, vous préférez vous consacrer à la production ou à la prospection. Pourtant le classement est une nécessité absolue. Avec un peu d'astuce et de méthode, vous obtiendrez un résultat tout à fait étonnant dont vous ne serez pas peu fier. Classer ses documents: une place précise pour chaque document Partez du principe que chaque document doit être à une place précise. Factures, devis, plans, copies de déclarations, documents administratifs, échéanciers, relevés de banque, livres et revues, et même vos matériels et consommables informatiques. Pour commencer, nous vous conseillons de hiérarchiser vos classements sur 3 niveaux différents: Votre bureau où ne prennent place que les documents en cours d'utilisation, Une pièce ou un rangement spécifique réservé aux documents de références, Un endroit plus éloigné dédié aux archives. Référencer un document Nous vous conseillons de donner un intitulé à chaque document selon leur nature.

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