Fiche Réclamation Client Word

1. Proposer plusieurs canaux de communication Il appartient à chaque entreprise de choisir la meilleure méthode pour organiser le système des réclamations, dont l'accès doit être gratuit pour le client. Plusieurs canaux de communication (courrier, téléphone, e-mail, fax) peuvent être utilisés pour: l'écoute et l' enregistrement des réclamations clients; les réponses apportées par les commerciaux ou les téléconseillers; la réception des pièces justificatives utiles au traitement de la demande. Fiche de réclamation client • IFPRA Normandie. Les personnels dédiés à cette activité font généralement partie du service client, ou appartiennent à une structure ad hoc dans les très grandes entreprises. 2. Maintenir la relation et le contact avec le client La prise en compte de la réclamation d'un client doit faire l'objet d'un compte à rebours en lui fournissant aussitôt un accusé de réception. Si le traitement de la demande doit être opéré le plus tôt possible pour limiter le ressentiment et les dommages causés, il faut néanmoins se donner le temps de réaliser une analyse sereine de la situation.

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En transformant ces préconisations en exigences, vous pouvez maîtriser la planification, la mise en œuvre et l'amélioration de ce processus clé du système de management de la qualité. Cette norme précise 9 principes directeurs permettant de créer les conditions d'un traitement efficace des réclamations. Visibilité: les clients, employés et autres parties associées doivent savoir comment et où formuler une réclamation. Accessibilité: le processus de traitement des réclamations doit être facilement accessible à tous les réclamants (informations associées rédigées dans un langage clair, facile à comprendre et à utiliser). Réactivité: il convient d'accuser réception immédiatement de chaque réclamation auprès du réclamant. Comment gérer les réclamations clients. Objectivité: chaque réclamation doit être traitée de manière équitable et objective tout au long du processus de traitement des réclamations. Frais: les frais relatifs au processus de traitement des réclamations ne doivent pas incomber au réclamant. Confidentialité: il convient de ne pas divulguer les informations à caractère personnel du réclamant sans son consentement.

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Comment identifier une « vraie réclamation client »? Certaines vont être très utiles et d'autres beaucoup moins. Les raisons peuvent être diverses: Un produit défectueux ou présentant un défaut Une mauvaise compréhension de l'utilisation du produit/service par le consommateur Le produit/service ne correspond plus au besoin du client Le délai entre la commande et la réception du produit est jugé comme trop important Etc. La première chose à faire est de s'assurer du bien fondé de la demande. Le produit présente un défaut! Vérifiez que celui-ci répond bien au cahier des charges techniques. Le produit ne correspond pas à ce que le client s'était imaginé! Le descriptif du produit dans sa page de vente manque peut-être de clarté. Fiche réclamation client word. Le plus important est de rester factuel et de rechercher les causes potentielles qui ont amené un client à réclamer. Comment traiter ces demandes? Pour éviter d'étudier au cas par cas, la manière dont vous allez gérer un client mécontent, rédiger une procédure à suivre pour spécifier les modalités de réponse.

Fiche Réclamation Client

Remplissez les espaces blancs Personnalisez les documents Sauvegardez, imprimez, partagez, signez Description de document Ce formulaire recueille les plaintes du client et indique les dispositions à prendre pour éviter que les mêmes problèmes se reproduisent dans le futur. Infos sur le Document Taille 59KB Format Microsoft Word () Langue French Catégorie Traitement des plaintes Type Formulaires Tous ces modèles font partie de l'application de Business-in-a-Box Téléchargez le document Accédez à plus de 1 300 modèles de documents pour faire croître votre entreprise Téléchargez Business‑in‑a‑Box pour avoir accès à notre collection de plus de 1 300 modèles de documents pour entreprise directement de votre ordinateur! L'ultime ressource qui vous aide à démarrer et gérer votre compagnie: Plus de 1 300 modèles de documents Créés par des avocats et des experts Formatage professionnel Des fichiers Word/Excel 100% personnalisables Remplissez simplement les espaces vides Signez et imprimez Accédez à la bibliothèque de plus de 1 300 documents légaux et commerciaux la plus reconnue au monde!

Fiche Réclamation Client Experience

Car il est préférable de détecter une erreur interne que de faire l'autruche, pour deux raisons. La première, c'est que le client sera perdu or le but de toute démarche qualité est l'augmentation de la satisfaction client par des actions directs ou indirectes. Ensuite d'un point de vue qualité, il faut voir une réclamation comme une possibilité d'améliorer son système, si la réclamation est avérée bien sûr. C'est un moyen de contrôle indirect et très intéressant car totalement extérieur au processus de fabrication. Fiche réclamation client experience. Cette phase de réception doit restée la plus neutre possible. Et il faut se donner le temps de la réflexion et de l'analyse. Si ce n'est pas possible (remplacement immédiat), cette phase devra se faire par la suite pour comprendre ce qu'il s'est passé et faire remonter l'information au service concerné (= amélioration continue). Avant de clôturer cette phase de réception, relire l'ensemble des informations avec le client de manière à vérifier l'exactitude des données. 5. 2 Analyse / Réponse / clôture 1 réclamation = 1 réponse au client 5.

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Cette première analyse permet de prioriser le traitement qui en découle. Dans un deuxième temps et selon l'importance de la réclamation, doit être décidé de la nécessité d'entreprendre: une action immédiate et rapide; une action auprès de plusieurs clients; aucune action. L'expression du mécontentement formulé doit être analysée dans le cadre général de la relation avec le client. Fiche réclamation client site. Il faut se poser la question suivante: la réclamation est-elle une simple pierre dans notre jardin, d'un caractère exceptionnel ou l'aboutissement d'une lente dégradation des produits et services? Ensuite, il faut évoquer, avec le réclamant, le traitement de la réclamation en elle-même. A-t-il été satisfait de la façon dont l'entreprise a: pris en compte, clarifié et explicité le problème; planifié et mené les actions de correction et d'amélioration; évoqué la poursuite de la relation. Enfin, dans des délais plus étendus, au moment de réunions spécifiques ou de réunions qualité, une analyse plus fine doit être menée pour comprendre les causes des réclamations et y apporter des actions correctives visant à éviter leur réapparition.