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Si les bienfaits d'une gestion documentaire qualité structurée sont indéniables, la version de l'ISO 9001 chahute quelque peu les habitudes. Quelles sont ses évolutions? Par quel moyen s'y adapter? Si ces questions vous concernent, vous êtes au bon endroit pour vous mettre à jour avant le prochain passage de l'auditeur. Système documentaire, qu'est ce que c'est? Un système documentaire est un dispositif dont la structure et l'organisation est composée de documents de natures différentes. On y retrouve donc une multitude de supports d'informations d'origines diverses et variées: Documents, procédures, instructions, fiches techniques voire même des modes opératoires. Ces derniers sont traditionnellement rattachés à un système de gestion (Qualité, Production, Santé et Sécurité, etc…). On peut qualifier cet ensemble de "système documentaire" dès lors que ces documents sont rattachés à ces systèmes. ISO 9001 version 2015: Quelle évolution? La notion de procédures obligatoires ainsi que le manuel qualité disparaissent!
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Les échanges entre l'entreprise et les salariés sont plus fluides et le travail collaboratif est facilité. Le partage de l'information est plus dynamique au sein des équipes ou avec des intervenants externes. 8. La garantie d'une amélioration du service client Lorsqu'une entreprise retrouve plus rapidement un document qui concerne l'un de ses clients, il est forcément content du service rendu. Et le fait savoir. Une bonne gestion documentaire permet à l'entreprise de fidéliser ses clients et d'en gagner de nouveaux. L'information circule mieux entre l'entreprise et les clients, les processus sont raccourcis, l'entreprise renforce son image, avec une meilleure transparence et une plus grande réactivité, un objectif essentiel aujourd'hui pour tous.
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Le logiciel de la qualité au service du management Qualios Doc est un logiciel GED complet qui vous permettra de créer, de gérer vos documents et de maîtriser leur cycle de validation. Contrôlez simplement votre gestion électronique documentaire et garantissez à vos utilisateurs une information à jour. Logiciel de gestion documentaire multi-langues, Qualios Doc possède de nombreux points forts pour les acteurs du management et pour la gestion de la certification ISO 9001 mais aussi pour la certification ISO 14001, OHSAS 18001, QHSE, la certificat HAS, MARTHE, etc. Demandez maintenant une démonstration Organisation et suivi Optimisez la gestion de vos documents Simplicité Utilisez des modèles de documents préexistants ou des documents HTML. Vous pouvez également importer des fichiers dans leur format natif (fichiers Word, Excel, Powerpoint,,, etc). Qualios est une solution de gestion 100% paramétrable avec votre propre système d'information et vos documents professionnels. Efficacité Gagnez en productivité grâce à une centralisation efficace et une intégration rapide des documents existants.
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Les équipes de QUAL'NET sont à votre disposition pour vous présenter nos outils et vous apporter des réponses à vos besoins. Demandez une démonstration! La société QUAL'NET est certifiée ISO 9001-2000 dans la conception, le développement, l'installation de ses logiciels et les formations associées. Elle est aussi engagé dans une démarche de développement durable. QUAL'NET Web: Courriel:
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Pour les niveaux de type lecture seule, le document consulté est obligatoirement la dernière version validée. Archivage documentaire La gestion de l'information passe aussi par une méthode efficiente d'archivage électronique. L'archivage avec Qualios Doc peut être manuel ou automatique (à travers le versioning) et il participe à la conservation de vos documents et informations importantes. Sécurisation des données Notre outil est proposé sous forme de licence ou en mode SaaS (Software as a Service), depuis un navigateur. Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour faire de Qualios Doc un coffre-fort numérique, afin que vos documents soient parfaitement sécurisés. Notifications automatiques Recevez une notification par e-mail lorsque vous avez une action à réaliser sur votre plateforme de GED: signature électronique nécessaire, mise en activité d'un document... Votre liste de tâches en cours dénombre clairement les actions à réaliser. Statistiques avancées Avec Qualios Analyse et Qualios Analyse Premium, suivez l'activité globale et détaillée par document, par utilisateur et par action.
Comme on dit: "Une image vaut mille mots"! Force est de constater que l'exercice est doublement bénéfique: Cela vous incite à synthétiser vos informations et donc aller à l'essentiel! Vous n'aurez d'autres choix que de décomposer les éléments, les intervenants et les différentes étapes du processus, rendant ainsi les différents documents plus accessibles pour un néophyte car plus clairs à visualiser. Mettre en place une diffusion contrôlée La version 2008 de la norme ISO 9001 se focalisait grandement sur la notion de "bon document au bon endroit"; la version 2015 va plus loin. Désormais, on ne doit plus se limiter à définir qui peut rédiger, vérifier, mettre à jour et modifier un document ou un type de document. On doit aussi mentionner le "quand" et le "comment" dans cette nouvelle version. La version 2015 requiert que l'information documentée soit disponible, accessible, utilisable, distribuée, stockée, protégée et lisible en plus de la maîtrise des modifications, la conservation et l'élimination de cette dernière.
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