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Quelles sont les voies de progrès et améliorations qu'ils estiment nécessaire? … 3. POURQUOI? Après avoir analysé les demandes et attentes du public-cible, on en vient progressivement à définir leurs besoins et les besoins concrets exprimés par l'entreprise. Cette étape se réalise en formulant des hypothèses et déductions sur base des demandes et attentes formulées. On peut également prendre le point de vue des priorités: en fonction de leur urgence et/ou importance relative, quels sont les besoins de formation à combler en priorité? 4. COMMENT? Enfin, on en arrive à définir quelles vont être les grandes orientations du projet de formation et opérationnaliser un plan d'action: Au vu de l'analyse des besoins et attentes, est-il réellement nécessaire de développer ce programme de formation? D'autres pistes sont-elles à envisager (feedback, coaching, mentoring…)? L'entreprise a-t-elle les moyens de répondre à cette demande, ou doit-elle passer par un prestataire extérieur? … Analyser les besoins en formation: un processus à la fois simple et complexe Contrairement à ce que l'on pourrait penser, l'analyse des besoins et attentes de formation n'est PAS un processus difficile.
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Il s'agit, via l'envoi d'une série de questions écrites, d'interroger un nombre élevé de personnes pour recueillir une information spécifique. Dans le cadre de la création d'un plan de formation, le questionnaire est l'outil le plus souvent utilisé pour inviter chaque agent à identifier ses besoins et formuler ses souhaits de formation. Des trois outils analysés, le questionnaire est sans aucun doute l'outil qui est demande le plus de temps de préparation. Toutefois, il a l'avantage d'assurer une certaine confidentialité et de toucher simultanément un grand nombre de personnes, tout en laissant à ces dernières le temps de répondre.
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Une fois la liste des changements majeurs établie, il s'agit de dresser une liste des compétences requises pour y faire face, afin d'identifier les écarts à combler par le biais de formations spécifiques ( gap analysis). Identifier les formations obligatoires afin d'y répondre Afin de minimiser les risques d'accidents et d'améliorer les conditions de travail, les employeurs sont tenus de proposer un certain nombre de formations obligatoires à leurs salariés. Celles-ci sont liées à la sécurité des personnes, des biens ou à l'environnement et concernent l'ensemble des collaborateurs. Recueillir les besoins individuels des salariés Les besoins individuels de chaque collaborateur peuvent être recueillis lors des entretiens annuels d'évaluation établis et validés par les responsables hiérarchiques. Ils peuvent également être collectés lors de l'entretien professionnel, rendez-vous obligatoire biannuel entre l'employeur et le salarié, destiné à envisager les perspectives d'évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer.
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Le responsable formation peut ainsi faire appel à son OPCO; définir un ordre de priorité en fonction de l'urgence et de l'importance de l'action. L'entreprise peut y mettre des indicateurs sur les actions. Notez-le: établir les priorités, c'est choisir d'investir ses efforts de formation là où ils rapportent le plus, compte tenu des contraintes Il faut donc inventorier et sélectionner les besoins en formation. Cette double démarche conduit donc à lister un ensemble de besoins en formation. En fonction des résultats, le responsable formation peut construire le plan de développement des compétences de l'entreprise. Notez-le: dans un souci de transparence, il est important de communiquer aux salariés les actions retenues et non retenues et d'en expliquer les raisons. L'étape de recueil et d'analyse des besoins servira à évaluer les actions de formation réalisées. En effet, telle action a-t-elle répondu de manière satisfaisante au besoin exprimé? Etait-ce une réponse adaptée sur le fond comme sur la forme?
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En effet, un questionnaire peut être remis à la fois au responsable de service et aux salariés. Il s'agit donc là de sonder directement les personnes concernées. L'entretien professionnel désormais obligatoire tous les 2 ans depuis la réforme du 5 mars 2014 va aider le responsable formation a déterminé les formations dont les salariés ont besoin. Attention: Cet entretien doit être formalisé dans un écrit et l'employeur doit remettre une copie au salarié. De plus, tous les 6 ans, l'entretien professionnel devra faire état des lieux récapitulatifs du salarié, afin de s'assurer: qu'il a bénéficié tous les 2 ans des entretiens professionnels; qu'il a suivi au moins une action de formation; qu'il a acquis des éléments de certification par la formation ou par une VAE; qu'il a progressé sur le plan salarial ou professionnel. Que faire des besoins recueillis? Le responsable formation doit trier et hiérarchiser les besoins recueillis afin de déterminer les actions prioritaires. Pour cela, il convient de: différencier les demandes relevant du plan de celles du CPF, identifier les actions répondant aux objectifs définis dans la politique de formation, si cette dernière est formalisée; repérer les actions pour lesquelles il existe des fonds mutualisés.
Cette action permettra d'établir une liste présentant clairement les besoins en formation à satisfaire en priorité, sur la base de critères réalistes et atteignables. Définir les périodes de disponibilité des collaborateurs Il est préférable d'identifier, en amont, les périodes durant lesquelles les collaborateurs de l'entreprise pourront être formés, soit individuellement, soit de manière collective. Ceci permettra d'établir un calendrier de formations lors de la phase d' élaboration du plan de formation. Cibler les HPI (hauts potentiels intellectuels) En vue de sécuriser l'entreprise et de retenir les HPI en interne, il est essentiel de les identifier afin de prévoir un parcours de développement spécifiquement adapté. Une fois réalisée, l'analyse des besoins en matière de formation devra être traduite en objectifs quantitatifs et qualitatifs, permettant ensuite l'élaboration et la validation du plan de formation. Les critères induits par l'analyse de formation serviront de base pour l'élaboration de l'évaluation de la formation.
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