4.2.3 Maitrise Des Documents
si la question "qu'est-ce que ce truc? tombe il s'agira alors de réviser la alors s'il ne peut être simplifié à expliquer à chacun le document). Identifiable: un cas fréquent: un même document porte parfois plusieurs intitulés: le "tableau de synthèse journalier" tel qu'appelé par le commercial est la "fiche jour" pour un autre. pensez alors à harmoniser les intitulés et en - têtes des documents afin d'éviter le risque de les confondre. f) assurer que les documents d'origine extérieure jugés nécessaires par l'organisme pour la planification et le fonctionnement du SMQ (v 2008) sont identifiés et que leur diffusion est maitrisée Maitriser les documents revient à maitriser aussi ceux qui sont d'origine extérieures. Mais pas tous!!! Il importe donc de connaitre et lister pareils documents et de qualifier leur caractère incontournable dans le fonctionnement de l'entreprise pour en assurer la maitrise. Ainsi on accordera une plus grande importance aux cahiers des charges d'origine extérieur indispensables pour démarrer la production.
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Cet article est une ébauche concernant une entreprise et les sciences de l'information et des bibliothèques. Vous pouvez partager vos connaissances en l'améliorant ( comment? ). Une page sur une entreprise étant sujette à controverse, n'oubliez pas d'indiquer dans l'article les critères qui le rendent admissible. La maîtrise des documents est une des procédures fondamentale de la norme de qualité ISO 9001 version 2000. Aussi appelée procédure de gestion documentaire, elle définit la façon dont les procédures, les modes opératoires et les autres documents sont créés, modifiés, gérés et les rapports qui s'établissent entre eux. Hiérarchie documentaire Portail des entreprises
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Leurs fonctionnalités ne permettent pas de modifier facilement les documents, ni de les faire changer de version, ni de les diffuser,... Le recours à une gestion documentaire informatisée devient alors une évidence. Que ce soit pour formaliser l'information documentée, la rendre accessible de manière sécurisée, éviter la multiplication des documents ou encore faciliter les étapes de validation (workflow). Quelle que soit la solution choisie, vous aurez cependant à vérifier que celle-ci présente toutes les fonctionnalités nécessaires au respect des exigences de la norme. Pour aller plus loin: A la recherche d'une solution GED, gagnez du temps avec la solution BlueKanGo "Gestion Électronique Documentaire (GED)"
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Posté le 5 décembre 2011 par La rédaction dans Entreprises et marchés La procédure de maîtrise des documents est une des procédures obligatoires de tout système de management (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001... ). Que faut-il définir dans la procédure de maîtrise des documents? Que signifie la revue documentaire? Explications. Pourquoi une procédure de maîtrise des documents? Dans tout système de management ( qualité, environnement, sécurité…), il est important de maîtriser non seulement les documents crées en interne (procédure, instruction, par exemple), mais également ceux qui proviennent de l'extérieur (normes liées aux produits, réglementations, informations clients, par exemple). Quels mécanismes faut-il maîtriser? Toute information utilisée dans le cadre des activités d'un organisme doit être exacte afin d'éviter toute situation non conforme. Pour cela, il est important de maîtriser les mécanismes suivants: Pour les documents internes Approuver les documents avant diffusion: L'information doit être exacte.
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Support de cours à télécharger via l'onglet « Liens ». Canal-u Comment rédiger la partie documentaire? Le Manuel Qualité selon la norme ISO 9001 version 2000. L'organisme doit établir et tenir à jour un manuel qui doit comprendre un certain nombres d'exigences: domaine d'application du système, y compris le détail et la justification des exclusions; les procédures documentées; une description des interactions entre les processus du système. D'autres points sont susceptibles de s'y ajouter: présentation générale de l'organisme... Izoland Pour partager cette publication:
Cette exigence est délicate, notamment pour les entreprises ayant des locaux peu munis d'équipements informatiques. Vous pouvez envisager de les équiper ou vous pouvez opter pour une solution papier (attention au risque d'oubli de mise à jour) ou une solution numérique sur des appareils nomades par exemple (si les contraintes sites vous le permettent). Enfin, vous devez vous assurer que les personnes concernées utilisent toujours la dernière version à jour de l'Information Documentée. Sachant que celle-ci doit être accessible à tous, à tout moment et en tout lieu, la difficulté est de s'assurer que celle-ci ne puisse pas être enregistrée ou imprimée à mauvais escient par exemple. Comment s'en sortir? Les formulaires papiers doivent selon moi être évités et mis en place si et seulement si aucune autre solution ne peut être déployée. En effet, les documents papiers sont souvent oubliés au fond de tiroirs ou dans un classeur sur une étagère. Ils est souvent difficile de se rappeler du nombre d'entre eux et de tous les lieux où on peut les trouver, sans parler des copies intempestives.