Gestion Documentaire Rh
« Certaines grandes entreprises y réfléchissent déjà et envisagent par exemple que les collaborateurs puissent gérer leurs congés directement depuis leurs mobiles ou leurs tablettes », ajoute Denis Dorval. Des besoins de collaboration et de gestion documentaire au cœur des projets RH en 2013 Si les directions des ressources humaines n'en sont pas toutes aux mêmes points de réflexion et d'avancement, leurs attentes convergent: gérer efficacement les flux de plus en plus importants de documents qui passent entre leurs mains et intégrer des fonctions de plus en plus collaboratives. Gestion documentaire digitale - SVP SIRH. Des besoins qu'Alfresco a parfaitement identifiés et auxquels sa plateforme de gestion de contenu répond, en accompagnant l'entreprise dans une démarche de dématérialisation des dossiers du personnel ou, si c'est déjà fait, en optimisant la gestion des documents RH et en s'assurant que les processus spécifiques sont suivis et les données sécurisées. Si, de manière globale, Alfresco permet de gérer le dossier d'un collaborateur de son recrutement jusqu'à son départ de l'entreprise, ses possibilités sont de fait beaucoup plus larges.
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> Sécurité: si les systèmes de gestion de contenu d'entreprise sont plus sûrs que les solutions de gestion documentaire collaborative, ils ne sont pas encore parfaits. La gestion des accès se fait manuellement: les équipes RH doivent donc penser à retirer ou donner des accès à certaines personnes lorsque celles-ci changent de poste au sein de l'entreprise. Culture et gestion documentaire | Formation | Cnam. Cela ne semble être qu'un détail, mais le moindre oubli peut rapidement se transformer en faille de sécurité. Gestion active des documents salariés > Tâches quotidiennes: les systèmes de gestion active des dossiers et des documents salariés sont les outils les plus complets et les plus sophistiqués. Ils permettent aux équipes RH de générer, stocker et gérer les documents de manière active. Contrairement aux deux solutions précédentes, ils sont spécialement conçus pour la gestion des documents RH de nature sensible et contenant des informations confidentielles. C 'est le salarié et non le document qui est au centre de ce type de solution et tout le fonctionnement est organisé autour de lui.
Elle permet ainsi au quotidien aux équipes RH de: Collaborer et échanger avec les personnels internes, mais aussi avec ses partenaires et les organismes externes (recruteurs, consultants, candidats…), sans utiliser les pièces jointes des emails, mais via des espaces documentaires collaboratifs. Gestion documentaire rh info. Chaque personne impliquée dans l'un des processus spécifiques à la fonction RH peut accéder aux documents concernés, les annoter, les modifier, les télécharger, et ce même à l'extérieur de l'entreprise, ainsi par exemple les CV de candidats ou des fiches mission pour les recruteurs. Optimiser et automatiser les processus de validation des documents, comme par exemple les contrats de travail, les comptes-rendus d'entretiens d'embauche, d'entretiens annuels. Gérer et organiser les demandes de congés, les absences, les missions, les frais, les évaluations annuelles, les formations, les dossiers du personnel, … Communiquer et partager les événements de l'entreprise, l'annuaire ou le trombinoscope, les procédures internes ou les formations proposées par exemple.
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Le service des ressources humaines est le secteur de chaque entreprise qui a toujours une montagne de paperasserie à gérer. Cependant, si chacun de ces feuillets n'est pas correctement classé et suivi, cela peut entraîner de graves problèmes pour l'organisation dans son ensemble. C'est pourquoi la gestion des documents RH est un processus vital. Une fois cette rationalisation effectuée, les services RH peuvent réduire les coûts, diminuer le gaspillage de temps et, potentiellement, faciliter le fonctionnement de l'entreprise. Bien que chaque organisation dispose d'un système de gestion des documents légèrement différent, voici cinq domaines qui sont essentiels dans la gestion des documents RH. Gestion documentaire rh et. Centralisez le système de gestion de documents Pour gérer efficacement vos documents RH, vous devez d'abord les rassembler dans un format facile d'accès. Cela peut signifier les regrouper à partir de plusieurs systèmes existants différents. Vous aurez peut-être besoin de numériser des documents papier, d'importer des courriels et de les télécharger à partir d'anciens logiciels.
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Au quotidien, les DRH sont menés à gérer un ensemble de processus RH: recrutement, gestion administrative, GTA et planification, gestion des talents internes… Des processus qui sont concernés par l'importance et la diversité des documents à traiter. Incontournable dans l'entreprise, la GED permet de répondre aux besoins opérationnels de la gestion de ses documents et ainsi de répondre aux nouveaux grands enjeux des DRH. Les besoins des DRH évoluent … 65% des responsables RH estiment que l'automatisation de la fonction RH est primordiale. Aujourd'hui, la notion de digitalisation est indissociable de celle d'automatisation des processus. Gestion documentaire rh 1. Elle est essentielle aux DRH qui gèrent et organisent l'ensemble des documents produits à destination des collaborateurs et des partenaires externes! La dématérialisation et l'automatisation des documents RH répond à de nombreux enjeux: réduction des coûts; sécurité des documents et des informations; centralisation des données; gain de temps. 78% des RH souhaitent être en conformité avec la RGPD.
Les DRH gèrent un grand volume de données à caractère personnel liées aux collaborateurs. La gestion de la confidentialité de ces données et la sécurisation des informations est primordiale pour 97% des RH interrogés. Afin de pallier les incidents en matière de gouvernance des données, une mise en conformité est nécessaire. La gestion documentaire, c'est quoi ?. D'autant plus que les directions RH sont soumises à de nombreuses évolutions légales et réglementaires au-delà du RGPD ( loi de 2014 pour l'égalité réelle entre les femmes et les hommes). 52% des décideurs RH considèrent l'expérience collaborateur importante voire capitale pour leur organisation. La fonction RH, avec la crise et l'émergence des nouveaux modes de travail, fait face à de nouveaux défis pour être performante et répondre aux besoins de l'entreprise mais également pour répondre aux exigences des collaborateurs. Aujourd'hui, l'environnement opérationnel et légal des collaborateurs est au cœur des préoccupations des DRH. 51% des PME constatent une inadéquation entre les besoins des RH et les SIRH proposés.