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Optimisation de Tournées: Le Module "Organiser" du Logiciel AntsRoute - YouTube
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Un accroissement provisoire ou durable des effectifs. Des compétences hétéroclites parmi les salariés (permis, habilitations, interventions plus techniques, etc. ). Vous dirigez une équipe de 2 ou 3 chauffeurs qui effectuent chacun des tournées très régulières? Pourquoi pas, Excel peut suffire. Dans tous les autres cas, l'utilisation d'un logiciel d'optimisation de tournées en complément de votre tableur habituel vous fera gagner beaucoup de temps et d'argent. Excel et Google Sheets permettent de planifier des tournées, mais non de les optimiser Excel et Google Sheets peuvent vous aider à ordonner vos tournées, en synthétisant toutes les informations pertinentes à votre disposition. Mais ces logiciels ne permettent pas d'optimiser les déplacements, c'est-à-dire de tirer le meilleur parti des ressources logistiques disponibles. Ces outils, aussi utiles soient-ils, ne sont tout simplement pas conçus pour ça. Dans le meilleur des cas, vous êtes sûr d'avoir « casé » tous vos clients à livrer ou à visiter.
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Aujourd'hui, ils préfèrent rester concentrés sur leur métier avec notre solution. Ils avouent juste que l'utilisation d'Excel pour l'usage 'tournées' n'était pas le meilleur choix. AntsRoute apporte une solution immédiate sur ces points clés: 1. Planifier les tournées (4 fonctions) Importer des rendez-vous, éviter toute nouvelle saisie. Prendre un rendez-vous avec une date d'échéance maximum. Gérer des rendez-vous périodiques avec fréquences fixes. Piloter les rendez-vous 'temps réel' par les chauffeurs. 2. Optimiser les tournées (5 fonctions) Construire des tournées optimisées en intégrant des contraintes métiers. Gérer les besoins de compétences, associés au déplacement. Intégrer horaires, lieux d'arrivée et de départ des agents. Inclure la gestion des capacités: poids, volume, palettes. Synchroniser des agendas: Outlook, Google, Calendrier iOS. 3. Suivre les chauffeurs (3 fonctions) Dématérialiser les feuilles de routes grâce à l'application mobile. Géolocaliser en temps-réel les livreurs ou techniciens.
Quelques visites en environnement stable: Excel peut faire l'affaire Pour la planification de quelques visites occasionnelles, un tableur Excel peut encore répondre aux besoins du planificateur. Mais jusqu'où? Le vrai problème est que dans la plupart des cas, c'est l'accumulation de contraintes et de dysfonctionnements associés qui vont révéler la non-adéquation du dispositif. Il sera déjà tard pour réagir. Par contre, pour la confiance perdue chez certains clients, il sera définitivement trop tard. 3 agents mobiles qui réalisent 100 interventions mensuelles chacun. Encore jouable ou non? Faire un planning sur Excel avec 300 interventions mensuelles peut déjà devenir complexe. Imaginez en plus que la réalisation de ces interventions nécessite une visite en deux temps avec un délai contractuel et des compétences différentes. Pensez à ces créneaux d'indisponibilité des clients que vous avez déjà rencontrés. Pourtant, votre chauffeur passait pile à côté du point de livraison. Écoutez votre assistante qui, au lieu de conquérir de nouveaux clients, gère des appels agacés de clients insatisfaits par les dernières visites de l'entreprise.
Une secrétaire médicale professionnelle C'est pourquoi de plus en plus de médecins se tournent vers les services d'une assistante freelance pour se décharger de leur secrétariat téléphonique, de la gestion de leur agenda ou de la frappe de leurs courriers et comptes rendus médicaux. Une assistante freelance est en effet une solution idéale pour les médecins n'ayant pas une charge administrative suffisante pour embaucher une secrétaire au sein de leur cabinet mais qui souhaitent malgré tout gagner un temps précieux afin de se consacrer uniquement à leurs patients. Il existe de nombreux systèmes d'agendas partagés qui permettent au médecin et à l'assistante freelance de gérer l'agenda de rendez-vous médicaux à distance. Un simple renvoi d'appel sur le téléphone de l'assistante freelance, aux heures prédéfinies ensemble, lui permet de répondre aux patients, de transférer les appels au médecin, de la même façon qu'elle le ferait au sein du cabinet. Comptes rendus médicaux: gagnez du temps Concernant la frappe, il suffit au médecin de dicter ses courriers, ses comptes rendus, et d'envoyer ses fichiers audio sur une boîte de dépôt sécurisée.
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L'externalisation de la frappe des courriers et comptes rendus médicaux est une solution simple et efficace pour résoudre les problèmes récurrents de secrétariat. A destination des médecins souhaitant mieux gérer leur secrétariat sans renoncer à leurs standards actuels de qualité. Nos prestations: La créativité au service de l'efficacité mise en page, et création Création de mise en page Télésecrétaire à Distance Mise en page de type de doc CV, mémoires... Assistance et réalisation de travaux bureautiques mise en page dossiers, rapports, manuscrits Une mise en page cohérente de vos documents C'est mon métier! Trop de paperasse? Déléguez vos travaux de secrétariat Saisie et Traitements de documents Mise en page de documents classique et Marketing direct Rapidité, soin et originalité Médecins, avocats, professions libérales, entreprises, confiez nous la gestion de votre accueil téléphonique. Gardez un contact permanent avec vos clients grâce au télésecretariat, offrez un accueil téléphonique de qualité, optimisez vos coûts de...
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Dictez vos comptes rendus à partir d'un dictaphone ou d'un smartphone. Cryptez le fichier contenant les fichiers audio (votre secrétaire vous guidera) Transmettez vos fichiers audio par mail, via une plateforme de transfert (votre secrétaire vous guidera) Je saisis vos comptes rendus, à distance, depuis mon domicile. Et je vous renvoie les fichiers texte cryptés par mail dans les délais convenus. Mes délais sont généralement compris entre 24 et 48 heures. D'autre part, vous pouvez me fournir vos modèles de documents. Si vous n'avez pas encore de dictaphone, je vous invite à lire mon article: « Comment choisir un dictaphone? » Saisie de vos comptes rendus médicaux: tarifs La retranscription de fichiers audio est facturée au temps d'enregistrement, exprimé à la minute enregistrée. Mon tarif est 1, 95 € la minute enregistrée ( TVA non applicable – article 293 B du CGI). Bonne nouvelle, je propose un tarif dégressif à partir de 5 heures mensuelles: demandez votre devis! Concernant la facturation et le règlement: en fin de mois une facture vous sera envoyée pour les missions régulières, après travaux pour des missions ponctuelles, le règlement se fait par chèque ou virement avant le 5ème jour du mois suivant.
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L'assistante freelance les récupère instantanément et se charge alors de les retranscrire, soit en créant des modèles, soit après avoir reçu les courriers et comptes rendus types de la part du médecin. Le médecin et son assistante freelance définissent ensemble les délais dans lesquels les retranscriptions doivent être livrées Recourir à une assistante freelance pour la gestion administrative de son cabinet médical peut également être envisagé pour pallier à l'absence de sa secrétaire médicale habituelle. Il n'est en effet pas toujours aisé de trouver un remplacement qu'il s'agisse d'un congé maladie de dernière minute ou de vacances pourtant programmées à l'avance et de nombreux médecins se voient contraints de se passer de secrétariat sur des périodes données. Une assistante freelance se doit de respecter le secret médical, tout comme le ferait une assistante au sein du cabinet et peut, sur demande, signer un contrat de confidentialité qui rassurera le praticien. Avant tout et pour éviter les mauvaises surprises, il est indispensable de rechercher une assistante freelance ayant une formation médicale et une expérience professionnelle dans ce domaine.
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Frappe de comptes rendus médicaux externalisée Saisie de comptes rendus médicaux – Difficile pour les jeunes médecins de trouver une secrétaire ou une assistante dès leur installation. En effet, les charges d'un tel poste sont importantes. De plus, ils croulent souvent déjà sous les dettes liées à leurs études et au rachat de leur clientèle. Sans secrétariat, le médecin est débordé Pourtant, sans secrétariat, le médecin est débordé. Prises de rendez-vous et d'appels téléphoniques en pleine consultation, gestion de l'administratif après une journée déjà bien chargée. Sans compter la rédaction des courriers médicaux et comptes rendus d'examen. Le médecin déjà noyé dans le désert médical doit en plus gérer des appels qui interrompent les consultations, des patients mécontents car ils ne parviennent pas à joindre leur médecin Concernant la frappe pure de courriers et comptes rendus, il s'agit souvent de moins d'une dizaine de courriers médicaux et comptes rendus d'examen hebdomadaires, bien trop peu pour employer une assistante même à mi-temps mais bien trop pour des praticiens qui ne comptent déjà pas leurs heures.
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Les fonctions de secrétaire médicale sont multiples de nos jours. En effet, on peut distinguer aussi bien la gestion des rendez-vous médicaux, l'accueil et l'aide aux patients, mais aussi une partie administrative qui devient de plus en plus importante. Les attentes prioritaires Pour soulager les médecins et les secrétaires médicales de toutes ces tâches, certaines attentes deviennent aujourd'hui prioritaires. En effet, il ressort que l'on a besoin aujourd'hui d'un service de secrétariat avec une plus grande plage des horaires d'ouverture, une tranquillité au niveau du cabinet médical avec moins d'appels intempestifs pour proposer des consultations de meilleure qualité. Ensuite, il faudrait pouvoir bénéficier d'un service relativement souple que les différentes tâches se fassent en fonction de l'organisation du cabinet: prise de rendez-vous, appels, comptes-rendus, gestion de l'agenda, etc. Un aperçu de la situation actuelle Devant cette masse de travail croissante, il importe de fluidifier toutes ces tâches.
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