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Au niveau international, la centralisation des informations liées aux frais professionnels est un précieux atout: le siège peut observer et piloter les politiques de remboursement locales. De leur côté, les firmes ont la possibilité de planifier les prochaines dépenses sur le calendrier, et d'adapter leur stratégie en fonction du contexte économique et des projets à venir. Améliorer les relations inter-services Diminution du temps passé sur la gestion des notes de frais, centralisation des données et transparence: l'automatisation du processus génère moins de pression et facilite donc les relations internes de l'entreprise. Avec la solution de gestion numérique, les échanges entre le service commercial et le service comptable sont plus fluides. Comment automatiser la gestion des frais de voyage d’affaire ?. Le risque d'erreurs et de fraude est considérablement réduit, les documents sont accessibles en ligne sans danger de perte, et le salarié se voit rembourser ses frais professionnels en un rien de temps. Tout le monde est gagnant! En résumé, un outil numérique comme N2F, application de gestion de notes de frais, est un allié de taille dans une entreprise.

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Une fois la demande réalisée, le supérieur hiérarchique est automatiquement notifié. En quelques clics, il approuve la demande qui peut ensuite être payée via une carte corporate ou une carte personnelle. Il peut également demander des précisions ou refuser la requête s'il la juge non conforme à la politique de l'entreprise. Toute l'information est alors centralisée, de la demande de réservation au remboursement, et tous les justificatifs sont accessibles facilement en cas de contrôle. Les tableaux de bord: une vision à 360 degrés en temps réel Avec l'automatisation des notes de frais, on connaît précisément les dépenses à venir, celles qui sont prévues, remboursées et en attente de remboursement. Automatiser dépenses professionnelles 2014. Toutes les données sont agrégées dans un seul outil qui permet également de constituer des tableaux de bord de manière simple et intuitive. Pour le service comptable, terminé le cauchemar qui consistait à consolider des dizaines de tableaux Excel avec un formatage différent, pour tenter d'en avoir une vision globale.

Il est parfois difficile de s'y retrouver et de bien respecter la politique de remboursement. Grâce à la solution numérique, le processus d'entrée des informations et des montants est simplifié: le salarié est guidé par l'interface. De son côté, le manager peut facilement paramétrer le logiciel pour adapter les règles de calcul, ce qui évite des allers-retours constants avec les collaborateurs pour vérifier si la politique a bien été appliquée. Mais une mise à jour manuelle n'est pas nécessaire: le logiciel s'actualise automatiquement pour être conforme à la conjoncture et aux changements de réglementations, internes et externes. 5 étapes pour automatiser la gestion de frais de voyages d'affaires. Analyser les dépenses Avec un logiciel de gestion des notes de frais, l'entreprise gagne en temps mais aussi en rentabilité! Sur le tableau de bord, le manager peut visualiser en temps réel et de manière rétroactive le nombre et la nature des dépenses de ses employés. L'analyse de ces données lui donne l'occasion de faire des modifications dans la politique de remboursement, pour a méliorer la compétitivité et la productivité selon les besoins de la société.