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Wed, 10 Jul 2024 22:07:52 +0000
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Le bulletin de salaire dématérialisé présente de nombreux avantages pour l'employeur et l'employé et concourt à la digitalisation de l'administration des ressources humaines. En quoi consiste la fiche de paie électronique? Que prévoit la loi El Khomri, qui l'a favorisée? Comment procéder à la dématérialisation? En quoi consiste le bulletin de paie électronique? Identique au bulletin de paie papier et porteur de la même valeur juridique, il simplifie la tâche du service paie des entreprises en facilitant sa distribution. Disponible depuis 2009, ses conditions de mise en place sont précisées dans la loi El Khomri de 2016. Une fois édité par le logiciel de paie de l'entreprise, il est rendu inviolable puis mis à disposition dans un Espace Sécurisé de Conservation (ESC), comme le CPA ou Compte Personnel d'Activité. La dématérialisation met un terme à l'envoi postal ou la mise sous pli, et à la remise en main propre au salarié. Elle contribue à réduire la charge de tâches fastidieuses et sans valeur ajoutée des RH.

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L3242-4). Le bulletin de paie dématérialisé a la même valeur juridique qu'un bulletin papier. Les mentions obligatoires présentes sur la version papier doivent impérativement se trouver sur la version en ligne. À noter: l'Administration française demande dans de nombreux cas la fourniture d'un ou plusieurs bulletins de salaire sous format papier. Vous ne pourrez pas faire totalement l'impasse du papier. À lire aussi >> Fiche de paie: ce qui a changé depuis 2018 Bulletin de paie dématérialisé: comment l'employeur informe t'il le salarié? Si l'entreprise décide de recourir au bulletin de paie électronique, elle doit: Informer le salarié de son droit d'opposition, par tout moyen, puisque ce dernier peut préférer conserver le format papier. Cette information doit se faire un mois avant le 1er envoie de la fiche de paie électronique ou au moment de l'embauche. Fixer les conditions de mise à disposition de l'e-fiche de paie. Au choix, l'employeur peut garantir la disponibilité pendant une durée de 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.

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À lire aussi >> Note de frais: comment (bien) se faire rembourser? Combien de temps les fiches de salaire sont-elles conservées? Les entreprises doivent garantir l'accès au coffre-fort numérique durant 50 ans après l'émission du premier bulletin dématérialisé ou jusqu'au 75e anniversaire du salarié. Que se passe-t-il en cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie? En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés ( décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018). À lire aussi >> Augmenter son salaire avec son épargne salariale Infographie: les raisons de passer à la dématérialisation du bulletin de paie Source:

L'important est de communiquer clairement sur la date au-delà de laquelle les refus ne seront plus traités par vos services pour le lancement initial du projet. Certes, les salariés peuvent exprimer leur refus même après le déploiement du bulletin de paie dématérialisé dans l'entreprise. Un coffre-fort leur ayant été pré-créé, un ou plusieurs documents déposés, il peut être judicieux de leur recommander de résilier, s'il le souhaite depuis leur coffre-fort. Ce sera une charge fastidieuse en moins pour vos services. Mais sachez cependant que cette résiliation peut être exprimée par tout moyen et qu'il vous faudra la prendre en compte dans un délai maximal de 3 mois conformément à la loi. Donc si un salarié vous retourne par écrit le fait qu'il veut retourner au format papier (évènement relativement rare dans les faits); vous devrez traiter sa demande. Comment gérer les envois par courrier des bulletins de paie papier restants? Comment envoyer leur bulletin de paie aux salariés qui ont expressément refusé la dématérialisation?

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