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A noter que dans le processus d'achat, la consultation intervient après avoir qualifié les fournisseurs potentiels. En complément, l'appel d'offres est un outil digne d'intérêt pour rechercher de nouvelles solutions techniques à valeur ajoutée en réponse au besoin formalisé (avec un bémol: si la demande est trop précise, les fournisseurs ne pourront pas faire preuve d'innovation). Comment faire un dossier d'appel d'offres? Que comprend un dossier de consultation? Globalement tout appel d'offres contient ces informations: Qui? - Présentation succincte de la société Inclure toute information utile pour une connaissance à minima de l'entreprise: propriétaire, chiffres d'affaires sur les dernières années, activités principales... + toutes autres données aidant la compréhension de la situation. Pourquoi? - Description du contexte de la demande et des problèmes à solutionner Il s'agit d'informer les fournisseurs potentiels sur la situation qui motive l'appel d'offres: les changements, les menaces, les opportunités... et des problèmes concrets qui en découlent.
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Tous les candidats ayant obtenu le DAO reçoivent une copie de la réponse en même temps. À chaque visite de site, le candidat ainsi que ses employés et agents sont entièrement responsables de tout fait pouvant survenir sur les lieux, tels que les accidents mortels ou corporels, les pertes ou dégâts matériels et les frais encourus durant cette visite. Les DPAO précisent généralement la tenue d'une réunion préparatoire ayant pour but de clarifier chaque clause régissant la procédure d'appel d'offres et de répondre à toute question soulevée à ce stade. Un compte-rendu incluant les questions et les réponses données pendant la réunion est rédigé et transmis dans l'immédiat à tous les participants. Dans le cas où les documents d'appel d'offres ont été modifiés à l'occasion de la réunion préparatoire, un additif sera publié par l'Autorité contractante sur les changements occasionnés par la tenue de cette réunion. Bien que cette dernière soit obligatoirement mentionnée dans le DPAO, le fait qu'un candidat n'y participe pas ne constitue aucunement un motif de disqualification.
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La constitution du dossier de réponse à un appel d'offres? Première partie: la candidature Cette partie présente la situation juridique de votre entreprise, vos capacités économiques et financières ainsi que vos capacités techniques et professionnelles. Cela permet à l'acheteur d'évaluer les capacités et l'aptitude de votre société à garantir la bonne exécution du marché. Certains éléments sont obligatoires et vous les retrouvez dans toutes les annonces de marchés publics que vous consulterez: – La lettre de candidature ( le DC1), – La déclaration du candidat ( le DC2), – Le pouvoir de la personne habilitée à engager la société, – Les références de votre entreprise avec les attestations de capacités, – Les moyens humains et techniques de votre entreprise, Vous pourrez également retrouver dans la candidature les documents suivants: – Les CV des dirigeants, encadrants et/ou intervenants, – Les qualifications, – Les attestations d'assurances. En fonction du marché, les documents exigés peuvent varier afin que de pouvoir évaluer au mieux votre candidature.
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2. Rédiger une introduction L'introduction permet de résumer la raison de votre appel d'offres. Présentez succinctement votre projet, indiquez la date de démarrage et la date butoir, et expliquez la problématique que vous souhaitez résoudre. 3. Présenter votre entreprise Faites une brève présentation de votre entreprise. Expliquez qui vous êtes et ce que vous faites pour que les potentiels soumissionnaires se fassent une idée précise de votre société. Incluez toutes informations utiles telles que votre statut, le nom de votre dirigeant, le chiffre d'affaires des dernières années, vos activités principales, vos réalisations, vos valeurs, etc. Vous devez donner envie à votre futur prestataire de travailler avec vous. 4. Décrire le projet et son contexte Cette étape vous permet d'expliquer les raisons qui motivent cet appel d'offres. Décrivez le problème auquel vous êtes confronté et comment vous souhaitez le résoudre. Développez avec précision vos exigences et ce que vous attendez du prestataire afin d'aider les fournisseurs potentiels à se positionner ou non sur votre projet.
Deuxième partie: L'offre Cette partie présente votre proposition, adaptée et personnalisée en fonction des besoins et des exigences formulés par l'acheteur dans son CCTP et des critères d'analyse des offres renseignés dans le Règlement de Consultation. Ce qui est le plus souvent demandé: – Le mémoire technique, qui présente votre offre et les moyens mis en oeuvre afin de satisfaire les exigences de l'acheteur public. – Les annexes de votre mémoire technique, complétant votre mémoire technique en apportant les précisions nécessaires que vous ne souhaitiez pas développer dans le mémoire technique. – L'acte d'engagement et ses annexes, vous obligeant à vous conformer aux clauses du cahier des charges et au respect du prix et des délais proposés – Les documents de prix (BPU, DPGF, DQE) justifiant votre offre financière En fonction du marché, on peut également vous demander les CCTP et CCAP signés, les certificats de visite, … A vous de bien lire l'AAPC et le Règlement de Consultation de l'appel d'offres afin de n'omettre aucun élément dans votre dossier de réponse à un appel d'offres.
En décrivant précisément comment les fournisseurs doivent répondre, vous vous assurez que toutes les offres reçues auront le même format. Ce qui vous facilitera grandement la tâche lors de l'évaluation des réponses. Attention cependant à ne pas décourager les éventuels prestataires avec des critères trop difficiles ou sélectifs. 7. Donner les dates clés Indiquez les dates importantes de l'appel d'offres: date de la remise de la proposition commerciale par les fournisseurs, date de la prise de décision, date du démarrage du projet, date de la livraison du projet. Ainsi, les soumissionnaires peuvent s'organiser et déterminer s'ils ont suffisamment de temps pour travailler avec vous. Pensez à laisser un délai assez long pour soumettre une offre, surtout si vous demandez des propositions détaillées. 8. Soigner la présentation et relire N'envoyez pas votre appel d'offres sans l'avoir relu. Assurez-vous qu'il est facile à lire et à comprendre. Évitez les phrases trop longues, mettez des sous-titres et utilisez des listes à puces pour plus de clarté.