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Par ailleurs, le compte 275 « Dépôts et cautionnements versés » peut être utilisé pour comptabiliser une retenue de garantie dans le cadre d'une opération d'affacturage (sous certaines conditions). Certains plans comptables professionnels prévoient la création d'un sous compte 2756 « Fonds de garantie » afin d'enregistrer les fonds de garantie des emprunts. Exemple: une entreprise signe un bail commercial le 01/07/N prévoyant le versement d'un loyer mensuel de 10 000 euros HT (à échoir). Une caution égale à 3 mois de loyer est également demandée. Voici l'écriture de comptabilisation de la caution: débit du compte 2755 « Cautionnements » par le crédit du compte 404 « Fournisseurs d'immobilisations » pour la somme de 30 000 euros. 2. Comptabilisation de la dépréciation des dépôts et cautionnements Lorsque le recouvrement des cautions et dépôts de garantie s'avère compliqué, il peut être déprécié. Voici comment comptabiliser la dépréciation: On débite le compte 68662 « Dotations aux provisions pour dépréciation des immobilisations financières »; Et on crédite le compte 2975 « Provisions pour dépréciation des dépôts et cautionnements ».
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La retenue de garantie accordée à un client lors de la livraison doit être isolée dans le compte 4117 « Clients – Retenues de garantie » jusqu'au terme de la garantie, date à partir de laquelle l'entreprise pourra la réclamer à son débiteur et se faire rembourser (on parle de demande de levée de retenue de garantie). Voici comment comptabiliser une retenue de garantie accordée sur ventes: On débite: le compte 411 « Clients » pour le montant qui sera réglée rapidement par le client (hors retenue de garantie), le compte 4117 « Clients – Retenues de garantie » pour le montant de la retenue de garantie, Et on crédite: le compte 44571 « TVA collectée », le compte 7 « Ventes » concerné. Remarque: la retenue de garantie ne doit pas être déduite de la vente étant donné qu'elle constitue une créance certaine. Il s'agira, en dernier lieu, de comptabiliser le paiement intervenant à l'issue de la demande de levée de retenue de garantie: Et on crédite le compte 4117 « Clients – Retenues de garantie ».
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Autrement dit, un an après la réception des travaux, le maître d'ouvrage ne peut continuer de retenir les sommes. A partir de ce moment, il y a donc transfert de propriété. Toutefois, le législateur continue en précisant que la libération intervient à la condition que le maître d'ouvrage n'ait pas fait opposition. Les cas d'opposition Le maître d'ouvrage a la possibilité de faire opposition à la levée des réserves. Pour cela, il devra notifier par lettre recommandée avec avis de réception les motifs de son opposition au consignataire ou à la banque. L'opposition doit être motivée par des raisons relatives à l'inexécution des obligations de l'entrepreneur. Il peut s'agir de: pas de preuve que l'entrepreneur a exécuté les travaux nécessaires à la levée des réserves; abandon de chantier de la part de l'entrepreneur avant le terme des travaux; réserves émises à la réception des travaux. Par contre, le maître d'ouvrage ne saurait conserver les sommes dans les cas suivants: pour couvrir le remboursement de trop perçu par l'entrepreneur; pour garantir le paiement des pénalités de retard dont l'entrepreneur serait redevable; en sanction du non respect des garanties contractuelles.
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