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Un plan de classement doit avoir une structure logique et hiérarchique allant du général au particulier. Il est nécessaire de faire en sorte que l'ensemble des documents soit couvert indépendamment de leur support. C'est une bonne chose de veiller à ce que le plan mis en place soit le même pour les documents papier et les documents électroniques. Notez que les rubriques « Divers », « Généralités » et « Autres » sont inutiles dans un plan de classement digne de ce nom. Elles sont donc à proscrire puisqu'elles ne mettent aucune information constructive en avant. Par ailleurs, pour l'élaboration d'un bon classement, vous devez avoir le soutien de votre hiérarchie. Sachez que le plan de classement est un outil structurel touchant l'ensemble d'un organisme. Il doit être connu et appliqué par tous afin qu'il soit efficace. C'est donc une nécessité de concevoir le plan de classement en étroite collaboration avec vos collègues. Vous devez d'abord mettre en place une première version de votre plan de classement et la tester.
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Dans les logiciels de gestion de données et de documents, mettre en place une logique d'ordonnancement est essentiel pour retrouver aisément ses documents et données et tout simplement structurer son référentiel documentaire. Dans certains cas, la gestion de configuration documentaire peut être nécessaire, en particulier lorsqu'il faut gérer les équipements liés aux installations. On peut ainsi gérer la documentation applicable en fonction des équipements. Cependant, dans un nombre important de projets un plan de classement efficace suffit. Plan de classement et stockage de documents La problématique du stockage est incontournable. La non prise en compte de cet aspect peut entraîner des situations critiques. Les problématiques sont les suivantes: Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un faible temps d'accès. L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image, etc. ) de leurs provenances, états, types, etc.
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La méthode de classement structurel est parfait pour les entreprises à l'organisation stable. C'est-à-dire que les structures ne sont pas modifiées souvent. Les inconvénients d'un classement de document structurel Lors d'un changement de structure administrative, tout est à repenser. Exemple: un service ferme, les compétences sont redistribuées, d'autres services sont ouverts, des attributions naissent. Le plan de classement structurel est à refaire pour refléter chaque changement. Également, où classer des dossiers transversaux qui sont suivis par plusieurs services? Le classement de dossier par objet Pour avoir une vue d'ensemble de chaque sujet traité en entreprise, le classement thématique (ou systématique) par objet est un bon exemple. Un tel type de classement permet de rassembler sous une même rubrique tous les dossiers d'un même sujet. : Emploi 1. 1: Contrats 1. 1: Statutaires Les avantages d'un classement de dossier thématique Le principal avantage est très simple. Il permet de ne pas tenir compte du contexte administratif.
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Les inconvénients d'un classement de documents systématique Pourtant, il y a quelques inconvénients majeurs. Un même document, ou même dossier peut se retrouver dans deux thèmes différents. De la même manière, le choix des thèmes est très subjectif. L'effort d'interprétation peut alors conduire à des divergences. Pour aller plus loin Service pour effectuer l'archivage des documents; Solution pour procéder à la conservation des documents en entreprise; Prestations de numérisation de documents; Les délais de conservation des documents en entreprise. Questions fréquentes ❓ Quels sont les types de classement administratif? On distingue 3 types de classement administratif: classement alphabétique, classement numérique et classement thématique. D'autres types de classement dérivés existent: alphanumérique, chronologique, etc. Les trois principaux types restent: le classement alphabétique qui consiste à classer les documents selon l'ordre des lettres de l'alphabet. Le classement numérique qui consiste cette fois-ci à classer les documents selon l'ordre des nombres.
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Comment créer un système de gestion de document GED? Après la phase de l'étude de l'organisation de l'entreprise ou l'institution, et la conception du schéma de la classification, l'automatisation s'impose pour faciliter la tâche, nous parlons donc d'un système GED: Un système de gestion de documents est un système reposant sur différentes technologies utilisées pour créer, capturer, indexer, distribuer, examiner, maintenir, stocker, récupérer et éliminer des actifs d'information. Les principaux composants d'un système GED comprennent une technologie qui vous guide tout au long du processus de création et de stockage de documents numériques. Cela comprend l'imagerie, la gestion des documents et le traitement des flux de travail. Pensons simplement à un système GED comme un moyen judicieux d'automatiser et de numériser vos documents, de réduire le temps nécessaire pour rechercher, classer et stocker vos documents, et un moyen simple de donner à tous ceux que vous choisissez l'accès à n'importe quel fichier de votre entreprise où qu'ils soient.
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© Une hirondelle dans les tiroirs 19 – Pour l'entretien de vos toilettes sèches, vous pouvez utiliser de la litière pour chevaux qui est parfaitement adaptée (attention, évitez la litière pour animaux plus petits type chat ou lapin car elle est souvent non traitée). Vous pouvez également utiliser des copeaux de bois non traité. Attention à ne pas prendre de la sciure trop fine qui étouffe les matières et créerait ainsi des odeurs. Des copeaux fins et bien secs tels que ceux issus du tronçonnage ou du rabotage sont idéaux. Amazon.fr : seau toilette seche. Déposez la litière après chaque passage en recouvrant complètement les matières. Pour les matières solides, vaporisez un peu d'eau dessus pour aider à neutraliser complètement les odeurs. La trappe permet de stocker la litière ainsi qu'un vaporisateur d'eau. © Une hirondelle dans les tiroirs 20 – Vos toilettes sèches sont terminés! © Une hirondelle dans les tiroirs >> Vous avez réalisé ce tutoriel? Envoyez-nous vos photos et vos remarques, nous publierons les plus belles réalisations!
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