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La démarche de l'auditeur est mise en place avec la direction de l'entreprise. L'auditeur est en général extérieur à la structure de sorte à avoir un regard neutre et complet sur l'ensemble de l'organisation. Il s'agit, en principe, d'un consultant en gestion des ressources humaines. L'auditeur utilise plusieurs outils pour effectuer sa mission: organigrammes, cartographies, grilles d'audit… L'auditeur prend également connaissance de l'environnement extérieur (concurrence, prestataires externes…). L'audit organisationnel comprend plusieurs étapes dont les suivantes: définir la mission, collecter les informations, les analyser et les synthétiser. L'auditeur commence en tenant compte de la stratégie économiques et des objectifs de l'entreprise. Après la collecte des informations au niveau interne (organisation des services) et externe, il examine et diagnostique les points forts et les points faibles de l'entreprise. Il définit ainsi les modifications nécessaires pour améliorer l'organisation des ressources humaines au sein de l'entreprise.
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Un audit organisationnel peut répondre à deux besoins particuliers: pour identifier les écarts entre les modes de fonctionnement réels d'une organisation et les principes du référentiel de management. C'est l'audit de conformité. en cas d'absence de référentiel de management, pour identifier les modes opératoires existants au sein de l'organisation et les formaliser en processus détaillés. C'est l'audit descriptif. L'objet d'un audit organisationnel diffère de celui du diagnostic organisationnel. Ce dernier cherche à améliorer la performance de l'organisation, et / ou à l'aligner sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Un audit organisationnel conformité dresse une image de la conformité du fonctionnement de l'organisation par rapport à son référentiel de management. L'audit produit une liste des écarts de fonctionnement processus par processus ou service par service, selon le format souhaité. Les constats d'écarts peuvent être hiérarchisés (mineurs ou majeurs) et des opportunités d'amélioration du référentiel peuvent également être identifiées.
Cet exemple de diagnostic organisationnel, réalisé sur un service administratif d'une entreprise industrielle illustre les méthodes employées, les conclusions et les bénéfices que peut apporter le diagnostic. Une entreprise connait des difficultés d'organisation au sein de son service commercial (ventes et administration des ventes), regroupant 60 personnes. La croissance de l'activité engendre une forte tension sur le processus d'enregistrement des commandes et les chefs de groupes souhaitent que les effectifs de gestionnaires de commande croissent afin de soutenir la demande. Avant de prendre tout décision, le directeur souhaite mener un diagnostic organisationnel sur le service commercial afin de trouver des opportunités d'amélioration, portant notamment sur l'efficacité de ce processus.
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