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Sun, 07 Jul 2024 07:58:36 +0000
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Bien que la reconnaissance automatique offre de nombreux avantages, il existe cependant quelques limites à son utilisation. Il n'est pas rare de constater que les logiciels ont parfois du mal à lire certaines écritures ou certains supports. Cela concerne notamment les tickets de parking qui peuvent parfois poser des problèmes aux OCR. Les informations sont peu lisibles, écrites dans plusieurs sens, voire en surimpression, ce qui ne facilite pas la tâche des machines. Les collaborateurs doivent alors ressaisir manuellement les champs qui n'ont pas été reconnus! Scan facture comptabilité 2019. De plus, certains logiciels exigent des présentations particulières pour la lecture et l'analyse des factures. Il peut alors être nécessaire de modifier la présentation des factures de vente ou d'achat pour que le dispositif accepte le format du document. Certes, les OCR nécessitent encore le contrôle de l'être humain! Toutefois, il est aujourd'hui possible d'obtenir des résultats très impressionnants qui permettent d'optimiser considérablement le processus de saisie comptable au sein de sa structure.

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Chaque document se voit affecter un numéro unique et est automatiquement classé dans le bon dossier. Le même procédé permet à l'entrepreneur d'envoyer ses factures et devis et de savoir à quel moment ils ont été reçus. Quelle application de scan de factures choisir avec intégration auto ?. Il permet aussi de faire signer ses devis par ses clients et de sécuriser les transactions. Le devis est ensuite aisément transformable en facture et peut faire l'objet d'un recouvrement automatisé en quelques clics, dès les premiers jours de retard de paiement. Plus d'infos: (*) Classement des logiciels de comptabilité automatique par ordre alphabétique, en fonction des éditeurs rencontrés lors du 72e Congrès de l'Ordre des experts-comptables à Lille en 2017. Liste des logiciels de comptabilité automatique non exhaustive.

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Attention toutefois, les conditions de numérisation ne sont pas remplies, l'entreprise doit présenter la facture sous forme papier. Si elle ne la détient plus, l'administration considère qu'il y a un défaut de facture, susceptible de remettre en cause le droit à déduction. A lire également sur la facturation: Est-il obligatoire de faire une facture? Quelles sont les obligations en matière de facturation? Quelles sont les mentions obligatoires d'une facture? Comment faire une facture? Quelle numérotation attribuer aux factures? Comment conserver des factures? Comment conserver une facture faite sur informatique puis imprimée sur papier? Conclusion: les factures émises ou reçues sous support papier peuvent être détruites après avoir été numérisées sous certaines conditions. Comment numériser une facture ?. Elles doivent être reproduites à l'identique et n'avoir subit aucune altération ni aucune perte de données. Des sécurités électroniques doivent être déployées et l'administration fiscale exige le respect de plusieurs règles pour que les factures numérisées puissent, à elles seules, justifier le droit à déduction de TVA.

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Une fois le logiciel installé, les factures sont examinées suivant leur structure afin de déterminer chaque élément séparément: date de la facture, nom du fournisseur ou du client, montant total hors taxes, montant de la TVA, montant toutes taxes comprises, etc. À la fin du processus, le logiciel de scannage ajoute automatiquement les données comptables dans les logiciels comptables de l'entreprise. Mais avant tout investissement, il faudra s'assurer de la compatibilité de la solution de traitement comptable avec l'appareil de scannage ou de reconnaissance automatique des factures. Les factures scannées et numérisées doivent être des copies exactes en image et en contenu des factures format papier. Reconnaissance automatique via Logiciel facture OCR : Qu’est-ce que c’est ?. Elles devront être stockées sous format PDF ou sous format PDF A/3 ISO 19005-3 et être assorties de l'une des sécurités électroniques (cachet serveur, signature électronique, empreinte numérique, etc. ). En réalisant l'automatisation des factures en format papier, il faut garder les factures originales au cas ou il y aura des problèmes avec les fiscalités.

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