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« Certaines grandes entreprises y réfléchissent déjà et envisagent par exemple que les collaborateurs puissent gérer leurs congés directement depuis leurs mobiles ou leurs tablettes », ajoute Denis Dorval. Des besoins de collaboration et de gestion documentaire au cœur des projets RH en 2013 Si les directions des ressources humaines n'en sont pas toutes aux mêmes points de réflexion et d'avancement, leurs attentes convergent: gérer efficacement les flux de plus en plus importants de documents qui passent entre leurs mains et intégrer des fonctions de plus en plus collaboratives. Des besoins qu'Alfresco a parfaitement identifiés et auxquels sa plateforme de gestion de contenu répond, en accompagnant l'entreprise dans une démarche de dématérialisation des dossiers du personnel ou, si c'est déjà fait, en optimisant la gestion des documents RH et en s'assurant que les processus spécifiques sont suivis et les données sécurisées. Si, de manière globale, Alfresco permet de gérer le dossier d'un collaborateur de son recrutement jusqu'à son départ de l'entreprise, ses possibilités sont de fait beaucoup plus larges.
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LA GESTION DOCUMENTAIRE EN ENTREPRISE Plus compliquée qu'il n'y paraît, la gestion documentaire en entreprise regorge de problématiques et de subtilités en tout genre: Quels sont les délais réglementaires de conservations de vos documents, qu'ils soient administratifs, commerciaux ou encore juridiques? Quelle est la différence entre un conteneur et une caisse-archive? Comment optimiser le classement de mes documents? Comment et quand effectuer la destruction de mes archives? Puis-je suivre une vraie formation à la gestion documentaire? Trouvez dans cette rubrique les réponses à vos questions. Sinon, n'hésitez pas à nous contacter. Vos questions les plus fréquentes Durées légales de conservation Glossaire FORMATION À LA GESTION DOCUMENTAIRE Vous souhaitez mieux comprendre et maîtriser les clés de la gestion documentaire en entreprise? Pourquoi ne pas suivre une formation à la gestion documentaire avec les experts ARCHIVECO? Nos équipes mettent leur expérience et leurs compétences à votre service pour vous aider à comprendre tous les tenants et aboutissants de la gestion documentaire en entreprise.
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> Conformité: les solutions de gestion documentaire collaboratives ont également une capacité de recherche limitée, car seules les termes compris dans les titres des documents sont pris en compte. Sans option de recherche avancée, impossible en effet d'assurer une gestion proactive de la conformité, en retrouvant les documents manquants ou sur le point d'expirer. > Sécurité: En ce qui concerne la sécurité, les RH peuvent définir une autorisation d'accès général, mais pas spécifique. Il sera par exemple possible de restreindre l'accès à des dossiers entiers, mais pas à certains types de documents en particulier. De la même manière, lorsqu'un collaborateur changera de poste au sein de l'entreprise, l'équipe RH devra ajouter ou retirer manuellement son nom des dossiers auxquels il a accès. Si ces solutions conviennent pour un simple stockage de documents RH, elles ne sont pas idéales pour la gestion proactive de la conformité, la réduction significative des documents papiers ni la sécurisation des données sensibles.
L'ensemble des documents signés via la plateforme DocuSign sont donc admissibles devant un tribunal. Ils sont juridiquement valides. DocuSign, c'est également un site web très sécurisé qui garantie un service fiable et anti fraude. Les documents sont centralisées et traités 24h/24. Simple d'utilisation, la plateforme est également disponible sur les mobiles. Le processus de signature de documents importants comme des contrats est donc automatisé, sécurisé et rapide. Edusign, l'émargement en ligne L'outil qui permet d'émarger en ligne et à distance. Fini les heures perdues à faire l'appel et gérer des feuilles de présences papier. Il est possible de signer les feuilles de présences par QR code, code pin, email… Elles sont téléchargeables directement et valables pour les OPCO. Edusign garantie un service sécurisé avec des signatures électroniques certifiées RGS et conservées sous coffre fort électronique. La gestion d'un compte Edusign est simple et intuitive. Il existe trois sous-plateforme pour les comptes Edusign: administrateurs, intervenants et apprenants.
Le dossier est en format papier et il va suivre l'agent jusqu'à la fin de sa carrière. Dans ce présent rapport je vous présenterai le parcours d'intégration d'un collaborateur, nous nous concentrons sur les 3 principaux documents RH que j'utilise quotidiennement. Il s'agira tout d'abord d'un arrêté, puis le dossier administratif et pour finir la fiche de paie. Etape n°1: l'arrêté de nomination « L'arrêté est un acte contractuel » C'est un acte de décision et d'information, il s'avère fondamental dans la gestion des ressources humaines au sein de la fonction publique. Ils ont pour but d'améliorer les droits d'agents et peuvent être utilisés pour faire valoir ses droits en cas de litige. Suite à la réussite d'un concours de la fonction publique, l'agent se voit affecté dans un établissement et nous démarrons le processus de recrutement et d'intégration. Je dois premièrement rédiger un arrêté individuel portant nomination sur un grade, un échelon, et un indice. Cet arrêté attestera que le collaborateur est recruté sur tel poste, à partir d'une période, tout en spécifiant son statut.