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On utilise généralement un coffre-fort numérique. Quels outils pour réaliser la dématérialisation de documents? De nombreux logiciels existent pour procéder à la dématérialisation de vos documents, selon vos besoins, votre budget, la taille de votre entreprise. Vous pouvez tout d'abord vous équiper d'un logiciel de facturation et/ou de comptabilité. Vous pourrez ainsi traiter toute la partie commerciale de votre activité de façon dématérialisée. En complément, un logiciel CRM ou un ERP apporte des fonctionnalités additionnelles dans la relation client et fournisseur, la gestion des stocks ou encore le marketing. Pour traiter la partie RH, les logiciels SIRH permettent de gérer tous les documents relatifs aux salariés: contrats, bulletins de paie, attestations, notes de frais, … La plupart des SIRH contient un coffre-fort numérique dédié. Bien évidemment, vous ne pourrez vous passer d'un logiciel de signature électronique. Ils vous permettent de ne pas avoir à imprimer des documents pour les signer puis les scanner (ils perdraient d'ailleurs leur valeur juridique si vous procédez ainsi!

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La signature manuscrite exige d'avoir les documents entre les mains, soit en se déplaçant sur place, soit en les imprimant et en les renvoyant par courrier. Autre chose importante à savoir, la signature manuscrite peut être facilement falsifiée sur un document papier. C'est pour faire face à ces contraintes que la signature électronique de Connective peut vite devenir une solution incontournable pour les entreprises. Qu'est-ce que la signature électronique? Depuis l'apparition du digital et la constante amélioration des technologies, le monde de la signature à lui aussi évolué avec la mise en place de la signature électronique. Avant de voir la différence entre signature électronique et manuscrite, ainsi que ses nombreux avantages (cliquez ici pour en savoir plus), il convient dans un premier temps de différencier les deux termes suivants: signature électronique et signature numérique. La signature électronique peut être l'image d'une signature manuscrite que l'on insère dans un document Word.

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C'est un choix éco-responsable qui s'aligne sur le principe zéro papier. Une optimisation de l'image de l'entreprise L'adoption de la signature électronique dans une entreprise est un choix innovant et un gage de modernité au sein de votre entreprise. Elle contribue à redorer l'image de l'entreprise aux yeux des clients et des partenaires. Ce qui permet d'accompagner les ambitions de modernisation des différents processus et l'instauration d'un climat de confiance (pour en savoir plus).

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Elle fournit l'ensemble des spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour bien enregistrer, conserver et restituer les documents numériques afin d'assurer leur intégrité, leur réversibilité et leur conservation à long-terme en toute sécurité. L'archivage à valeur probante: quels principes et conditions? L'archivage à valeur probante assure la pérennité des documents électroniques ainsi que leur restitution ultérieure à des fins de justifications ou de contrôles légaux. Dans ce cadre, il doit garantir 2 grands principes: • l'intégrité (base de la recevabilité juridique) des documents, en mettant en place des procédures de gestion d'accès sécurisés (authentification forte et multi-facteurs) • l'authenticité du document, grâce à l'horodatage, la signature électronique et le scellement des documents de manière optionnelle Les documents archivés à des fins probatoires ne sont pas modifiables. Pour cela, plusieurs contrôles de conformité de la chaîne d'archivage sont effectués en « amont ».

Une copie au format PDF du document est conservée dans Acrobat Sign, mais elle est protégée par le filigrane « Copie de l'original » pour indiquer que l'unique version authentique du document est celle qui est archivée par eOriginal: À la fin du cycle de signature, toute transaction configurée de manière à permettre l'archivage entraînera le lancement du transfert de la copie fiable par le service d'archivage d'eOriginal. Il s'agit d'un processus d'interaction asynchrone au cours duquel le service d'archivage demande des informations à Acrobat Sign après réception d'une notification, Acrobat Sign fournissant alors le contenu demandé. Ces demandes séquentielles se produisent pratiquement en temps réel afin d'assurer l'enregistrement de la copie fiable par le service d'archivage dès l'instant où le processus de signature est terminé. Une fois la signature finale apposée, les étapes suivantes se présentent dans cet ordre: Le rapport d'audit est mis à jour avec l'événement « Document prêt pour archivage ».

À ce stade, Acrobat Sign conserve uniquement une copie filigranée du document final. Les vignettes (telles qu'elles apparaissent dans Acrobat Sign) sont également filigranées pour s'assurer qu'il n'existe qu'une seule version non filigranée qui reste en possession du service d'archivage. Une fois que le document est archivé, Adobe ne conserve plus aucune copie non filigranée du document final.

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